イベント運営を委託・外注するメリットやデメリットとは？選び方も解説
社内や社外に向けてイベントを企画・運営する人の中には、外部企業に委託するか悩んでいる人もいるでしょう。委託することで、社内のリソースを抑えながらも質の高いイベントを開催しやすくなります。
本記事では、イベント運営を委託・外注するメリットやデメリット、選び方のポイントなどを詳しく解説します。委託するか自社でイベントを開催するか判断する際にお役立てください。
社内イベントや社外イベントの企画や運営を外注できる会社のことを、イベント運営会社といいます。具体的には、以下の業務を委託できる場合が多いです。
ただし、依頼できる業務の範囲は会社によって異なるため、資料請求や問い合わせなどにより事前に確認しておきましょう。
イベント運営を委託することで、以下の3つのメリットを得られます。
詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
メリットの豊富なイベント運営の委託ですが、以下のデメリット・注意点も存在します。
良い面と懸念点の両方を理解した上で、代行会社を活用するか検討すると良いでしょう。
以下の特徴に当てはまる企業は、イベント運営代行会社の利用が適しています。
自社の状況を正しく把握した上で検討してみてください。
数あるイベント運営代行会社の中から自社に合うところを見つけるためには、以下の3つのポイントを押さえる必要があります。
詳しく解説するので、イベント運営を成功させるのにお役立てください。
上記の他にも、トラブル対応などに別途費用がかかる場合もあります。あらかじめ確認しておきましょう。
イベント運営の委託を検討している方には、オンラインやハイブリッド形式が得意なAirz Hybridがおすすめです。
接続エラーなどのよくあるトラブルが発生するリスクを抑えつつ、こだわりの演出で参加者の興味を惹くことができます。ZoomやTeamsなど、すべての配信ツールに対応している点も魅力です。
また、開催に関わる全業務を支援しているため、社内リソースを極力抑えたい方にも適しているでしょう。ぜひお気軽にお問い合わせください。
目次
イベント運営代行会社とは？
社内イベントや社外イベントの企画や運営を外注できる会社のことを、イベント運営会社といいます。具体的には、以下の業務を委託できる場合が多いです。
ただし、依頼できる業務の範囲は会社によって異なるため、資料請求や問い合わせなどにより事前に確認しておきましょう。
イベント運営を委託・外注するメリット
イベント運営を委託することで、以下の3つのメリットを得られます。
詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
質が高く安全なイベントを開催しやすくなる
数多くの企業のイベント運営をサポートしてきた会社には、豊富なノウハウが蓄積されています。そのため、質の高いイベントを開催できる可能性が高いです。 また、よくあるトラブルや回避方法についても熟知しているため、「タイムスケジュール通りに進行できなかった」「機材トラブルで接続が中断された」といった事態を回避しやすいのも嬉しいポイントです。参加者の満足度が高く、目的を達成したい人にとってメリットだと言えるでしょう。社内のリソースを抑えてコア業務に集中できる
自社でイベントを企画・運営する場合、多くの人員を手配し、時間や人件費を費やすことになります。場合によっては、本来注力すべきコア業務に支障をきたすこともあるでしょう。その点、外部の企業に外注すれば社内のリソースを割くことなくイベントを開催できます。ヒアリングや打ち合わせの時間を確保する必要があるものの、大幅に負担を軽減できるのです。予算オーバーの心配なくイベントを開催できる
イベントを運営する際にはあらかじめ決めた予算内に収まるよう配慮するものですが、つい予算オーバーしてしまうことも珍しくありません。特に、過去にイベントを開催した経験があまりない企業では、予算の調整に難しさを感じているケースも。 イベント運営のプロフェッショナル集団である代行会社を頼れば、事前に伝えた予算の中でクオリティの高いイベントを開催してくれるでしょう。イベント運営を委託・外注するデメリットや注意点
メリットの豊富なイベント運営の委託ですが、以下のデメリット・注意点も存在します。
良い面と懸念点の両方を理解した上で、代行会社を活用するか検討すると良いでしょう。
委託・外注する際にコストが生じる
イベント運営を委託する際には、ある程度のコストが生じることになります。金額は代行会社やサポート範囲によってさまざまです。委託に割ける予算を決めておいて、複数の業者に見積りを依頼し、比較検討すると良いでしょう。 また、コストがかかるとはいえ自社自社の人件費を使わずに済むため、実績のある代行会社を選べば費用対効果が高くなる傾向にあります。ヒアリングや打ち合わせにある程度時間がかかる
イベント運営を委託するからといって、最初から最後まですべてを丸投げできるわけではありません。特に、最初の段階でしっかりとすり合わせをしておかないと、想定とは異なるイベントになりかねないため、注意が必要です。自社の状況やイベントを開催したい理由、予算などを伝えるためにも、ヒアリングや打ち合わせを徹底しましょう。途中で小まめに状況を確認することも大切です。イベント運営に関するノウハウが自社に蓄積しにくい
自社でイベントを開催する場合に比べ、ノウハウが溜まりにくいのも委託のデメリットだと言えます。委託しているうちは良いものの、自社でイベントを開催する際に苦労することになりかねません。そのため、将来的には自社でイベントの企画・運営をしたい場合には、ノウハウを積極的に共有してくれる委託先を選ぶと良いでしょう。イベント運営を委託・外注すべき企業の特徴
以下の特徴に当てはまる企業は、イベント運営代行会社の利用が適しています。
自社の状況を正しく把握した上で検討してみてください。
イベント運営のために十分な人員を確保できない
新規営業先の開拓や既存顧客への対応、商品開発といった業務で切迫しておりイベント開催のための人員を確保するのが難しい企業は、委託・外注に向いています。多くの業界・業種で人材不足が深刻化している昨今では、リソースを押さえられない企業も少なくありません。イベント運営代行会社を頼れば、従業員がコア業務に集中しながらも、満足度が高く成果につながるイベントを開催できるでしょう。イベントを成功させられるか不安である
明確な目標や理想とするイベント像があるものの、成功させられるか不安を抱いている企業も、委託や外注が適しています。過去にイベントを開催したことがなくノウハウに乏しい場合、成功させる難易度は高いと言えます。また、これまでに自社でイベント運営を実施したことがあり、満足のいく結果を得られなかった企業も、イベント運営代行会社の利用を検討するのがおすすめです。ハイブリッド形式など難易度の高いイベントを開催したい
インターネットが普及した昨今では、従来のように参加者が直接会場に足を運ぶイベント以外にも、オンラインやハイブリッド形式のイベントが注目を集めています。中でもオフライン・オンラインを組み合わせたハイブリッド形式は、より多くのターゲットにアプローチできる点が魅力です。ただし、会場にいる参加者と画面越しの参加者の全員に質の高いイベントを提供するためには、高い技術や知識が求められます。イベント運営を専門業者に外注することで、ハイブリッド形式であってもトラブルなく進行しやすくなるでしょう。イベント運営の委託・外注先を選ぶポイント
数あるイベント運営代行会社の中から自社に合うところを見つけるためには、以下の3つのポイントを押さえる必要があります。
詳しく解説するので、イベント運営を成功させるのにお役立てください。
実績や成功事例が豊富にあるかを確認する
イベント運営代行会社の公式サイトをチェックして、実績や成功事例を確認しましょう。実績が豊富であれば、不安を解消した状態で安心して任せられます。 また、ニッチ業界や特殊な形式のイベントを開催したい場合は、類似している成功事例があるかを確認することも大切です。公式サイト上で公開されていない場合でも、直接問い合わせることで教えて貰える場合があるため、ぜひ検討してみてください。無理のない費用で委託できるかチェックする
イベント運営を外注する上では、費用面も重要となります。どれだけ質の高いイベントを開催できたとしても、膨大なコストがかかるようでは回収が難しくなる上に、継続的に利用しにくいでしょう。ただし、費用の安さだけで選ぶと十分なサポートを受けられなかったり、イベントの質が担保できなくなる恐れがあります。サポート範囲やクオリティと費用のバランスを考慮しながら、自社に適した委託先を選択するよう心がけてください。委託できる範囲やサポートの質を見極める
イベント運営にはさまざまな業務が発生します。具体的にどこからどこまでのイベント運営業務を委託できるかを確認しましょう。また、サポートの質も委託先によって異なります。実績だけでなく、利用者からの口コミや評判、満足度などもチェックすると良いでしょう。イベント運営の委託に関するよくある質問
ここでは、イベント運営の委託に関して寄せられることの多い2つの質問に回答します。イベント運営委託の費用構成は？
イベント運営委託は、基本的に以下の費用で構成されています。
上記の他にも、トラブル対応などに別途費用がかかる場合もあります。あらかじめ確認しておきましょう。
委託したイベントを成功させるコツは？
委託したイベントを成功させる鍵は、外注先とのコミュニケーションを入念に取ることです。初期の打ち合わせの際にどのようなイベントにしたいか・「成功」の定義は何か、といったことを明確に伝えましょう。方向性にズレが生じないようにするためにも、定期的に進捗を確認したり、シミュレーションに同席したりすることも大切です。 また、イベント終了後には効果測定や評価を実施し、次回のイベントをより良くするための改善策を考えましょう。委託先に丸投げするのではなく、適切に関わりを持つように心がけて下さい。Airz Hybridはオンライン・ハイブリッドイベントの支援を実施中！
イベント運営の委託を検討している方には、オンラインやハイブリッド形式が得意なAirz Hybridがおすすめです。
接続エラーなどのよくあるトラブルが発生するリスクを抑えつつ、こだわりの演出で参加者の興味を惹くことができます。ZoomやTeamsなど、すべての配信ツールに対応している点も魅力です。また、開催に関わる全業務を支援しているため、社内リソースを極力抑えたい方にも適しているでしょう。ぜひお気軽にお問い合わせください。
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