イベント運営とは?準備の流れや成功させるポイントを詳しく解説!

社内イベントや社外イベントを開催したいものの、何から手をつけて良いかわからないと感じている人もいるでしょう。また、トラブルなくイベントを成功させる方法が知りたいと考えている人も少なくありません。
本記事では、イベント運営の定義について解説した上で、イベント運営の準備の流れや成功させるポイントを紹介します。イベント運営に関するよくある質問にも回答しているので、これからイベントを運営する人はぜひ参考にしてください。

そもそもイベント運営とは?

イベント運営とは、イベントの企画・立案、準備・実施・アフターフォローまでのプロセス管理のことを指します。ビジネスにおいては、大きく分けて社内イベント・社外イベントに分類できます。

例えば、社内イベントとしてはキックオフミーティングや業務に関する研修会などが挙げられます。社員のモチベ―ジョン向上やコミュニケーションの活性化、業務に関するスキルアップが目的とされる場合が多いです。

また、社外イベントでは顧客との信頼関係構築を目的として展示会や感謝祭などを実施する場合があります。顧客との接点を確保したり関係性を強化したりしておくことで、その後の受注や継続に繋がる効果が期待できるでしょう。

イベント運営の準備の流れ

イベント準備における一般的な流れは、以下のとおりです。  
  • ①イベントを企画する
  • ②イベントのスケジュールを立てる
  • ③必要な機材や人員を手配する
  • ④イベントのマニュアルを作成する
  • ⑤参加者の集客や案内をする
  •   それぞれについて詳しく解説するため、ぜひ参考にしてください。  

    ①イベントを企画する

    イベント運営を成功に導くためには、しっかりと企画することが重要です。イベントの目的を明確にしたうえで、目的達成のために効果的なターゲットを選定しましょう。   例えば、「既存顧客のロイヤリティー向上」を目的として社外イベントを実施する場合、すでに自社商品を購入したことのある顧客をターゲットとするのが適切です。既存顧客をたくさん抱えている場合は、現状の満足度が低い顧客に絞るなど、細かくターゲットを設定すると良いでしょう。   目的とターゲットを決定したあとは、イベントの内容についても考案します。体験型イベントやトークイベントなどのなかから、目的を達成しやすいスタイルを選択しましょう。  

    ②イベントのスケジュールを立てる

    続いて、イベントのスケジュールを立てます。ターゲットが参加しやすい日時にしたうえで、会場を選ぶことが大切です。業界・業種にもよりますが、社内イベントの場合は平日に、社外イベントの場合は休日に実施するのがおすすめです。   また、オフライン・オンラインのどちらの形式にするかも考えましょう。顧客と直接コミュニケーションを取りたい場合は、オフラインが適している場合があります。一方で、遠方の顧客でも参加しやすい点がオンラインイベントの魅力です。両者を組み合わせたハイブリッド型のイベントも、近年注目を集めています。

    ③必要な機材や人員を手配する

    日時や会場が決まったら、イベントに必要な機材と人員を手配しましょう。オフラインイベントの場合、以下のような準備が想定されます。  
    • ・会場に椅子やモニターを設置する
    • ・適切な装飾をする
    • ・配布物・資料を準備する
    • ・アンケートを用意する
    • ・照明や音響をチェックする
      オンラインでイベントを実施する場合は、会場の設営の負担を抑えられる一方で、必要なツールを導入する・接続テストを入念に行う、などの準備が必要です。   また、当日のイベント運営に必要な人員を手配することも大切です。十分な人数が居ないとイベントが円滑に進まない恐れがあるため、想定される参加人数や目的に応じて人員を配置しましょう。

    ④イベントのマニュアルを作成する

    イベント運営スタッフに情報を共有するために、イベントのマニュアルを作りましょう。具体的には、以下の項目を記載します。  
    • ・イベントの日時・場所
    • ・スケジュールの詳細
    • ・スタッフごとの役割・責任
    • ・緊急時の対応方法
    • ・スタッフの連絡先
    • ・その他重要な連絡事項
      トラブルが生じた際の対処法についても記載しておくことで、イベントが滞りなく進行しやすくなります。必要な情報を盛り込みながらも、すぐに確認できるようコンパクトにまとめることも大切です。   マニュアルを作成したら、早めの段階でスタッフに共有しましょう。必ず目を通すよう指示してください。

    ⑤参加者の集客や案内をする

    次に、参加者の集客・案内をすることで、イベント運営の準備が完了します。   あらかじめ決定したターゲットに対してメールやハガキで案内したり、新規顧客にアプローチしたい場合はSNSなどでプロモーションをしましょう。ターゲットに訴求しやすい方法を選ぶ必要があります。   なお、社内イベントを行う場合は、対象となる社員に対してチャットやメールで案内をします。イベントへのモチベーションを高めて、質の高いイベントとするためにも、参加することで社員が得られるメリットも記載しておくとなお良いです。

    イベントを成功させるための7つのポイント

    コストや時間を割いてイベントを実施するからには、目的に応じて成功させたいものです。ここでは、イベントを成功に導く7つのポイントを紹介します。  
    • ・ターゲットにとって有益なプログラムを企画する
    • ・役割が明確な運営チームを作る
    • ・イベント運営の目的を全スタッフが意識する
    • ・スケジュール管理を徹底する
    • ・事前にシミュレーションを実施する
    • ・アフターフォローを丁寧に行う
    • ・イベント運営代行会社を活用する
      それぞれについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。  

    ターゲットにとって有益なプログラムを企画する

    イベントの企画を立案する際には、ターゲットの視点に立つことを意識しましょう。   例えば新商品のプロモーションのためにイベントを開催する際、つい自社商品をアピールすることばかりに気を取られがちです。ターゲットに「参加して良かった」と感じて貰える企画にしないと、商品の購入に至りにくいうえに、会社全体の印象が悪くなる恐れがあります。   参加者の時間も奪うことになると理解した上で、有益なイベントを作りましょう。  

    役割が明確な運営チームを作る

    先述したとおり、イベントを円滑に進めるためには、十分な人数のスタッフを手配することが大切です。ただし、人数が多ければ多いほど良いとも限りません。運営チーム内で役割や責任を明確にすることを心がけましょう。   特に大切なのが、以下の3つの役割です。  
    • ・全体責任者:イベント全体を取りまとめる役割。
    • ・運営担当者:運営マニュアルの準備や、当日の受付・参加者の誘導などを担う。
    • ・進行担当者:台本や機材の準備などを担当する。
      運営チームの中でも責任が重大な役割であるため、ふさわしい人材を配置することを意識してください。

    イベント運営の目的を全スタッフが意識する

    イベントの準備中も、当日も常に全スタッフが目的を意識しましょう。イベント運営においては、予期せぬトラブルや想定外の出来事によって、当初のスケジュールが変更となるケースも珍しくありません。   そんな時であっても、イベントの目的を全スタッフが考えながら行動すれば、失敗を防ぎやすくなるでしょう。マニュアルに記載することはもちろん、定期的に目的を共有することを心がけましょう。

    スケジュール管理を徹底する

    決められた時間の中で質の高いイベントにするためには、スケジュール管理も重要なポイントです。   バッファを設けるなど余裕のあるスケジュールを立てておくと安心です。また、講師や登壇者を招く際には、残り時間を事前に伝えておくことも有効です。イベント終了時間が押してしまう・すべてのプログラムを実施できない、といったことのないよう、細心の注意を払いましょう。

    事前にシミュレーションを実施する

    イベントが円滑に進むよう、事前に入念なシミュレーションを実施してください。タイムスケジュールやプログラム内容を確認し、想定通りに進められるかリハーサルを実施しましょう。   運営チームだけでなく、第三者にも同席してもらい、フィードバックを受けるのも効果的です。

    アフターフォローを丁寧に行う

    イベント当日の満足度が高くても、アフターフォローが不足しているケースも少なくありません。例えば社内で教育を目的としたイベントを行う場合、振り返りシートを作成する課題を課したり、理解度をチェックするためのテストを実施したりすると良いでしょう。   また、社外イベントを行った後には、満足度に関するアンケートを取ることで次回のイベント運営に活かせます。他にも、興味関心度合いの高い顧客に対しては後日必ずメールや電話で接触を図るなどのアフターフォローを行うことで、イベントの目的を達成しやすくなります。

    イベント運営代行会社を活用する

    イベントを成功させたいと考えている人におすすめなのが、運営代行会社の活用です。イベント運営代行会社を頼れば、イベントの企画や準備・当日の運営・アフターフォロー・効果測定などを代行してくれます。   数々のイベントを代行してきたプロに任せられるため、高い成果が期待できるでしょう。社内のリソースを抑えられるため、コア業務にコミットできるのも嬉しいポイントです。

    イベント運営のサポートはAirz Hybridにお任せください!

    イベント運営を自社で行い成功させられるか不安な方は、ぜひAirz Hybridのトータルサポートをご活用ください。企画・集客・運営・機材配置のすべてをご支援可能です。   また、オンライン・オフラインを組み合わせたハイブリッド形式でのイベント運営支援が強みです。
    双方向の音声出力は難易度が高いと言われていますが、弊社ではハウリングを防ぐために入念なチェック体制を設けています。映像の画質にもこだわり、満足度の高いイベントを実施しています。

    10名規模から3,000名規模のイベントまで幅広く対応しておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。  

この記事を書いた人

宮崎 俊行

一橋大学 経済学部卒。新卒で楽天株式会社に入社し、楽天市場事業部にてECコンサルタント職に従事。その後、同グループのフランス拠点 PriceMinister S.A.Sへ海外赴任を経験。帰国後、株式会社DONUTSのジョブカン事業部でビジネスサイド統括責任者として活躍。2019年に株式会社Airzを設立し、代表取締役に就任。2020年コロナ禍によるウェビナー支援の重要性を強く感じ、ウェビナー代行・支援サービス『Airz Webinar』とハイブリッド配信支援サービス『Airz Hybrid』を開始。国際機関から省庁、東証プライム上場企業から中小企業まで300回以上の支援実績あり。

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