イベント企画の進め方を分かりやすく解説！アイデア7選や事例も紹介

社内や社外でイベントを実施したいものの、企画をどのように進めるべきか分からず困っている人もいるでしょう。効果的なイベントにするためには、入念な企画が必須です。

本記事では、イベント企画の具体的な進め方を6ステップに分けて解説します。また、アイデアや事例も紹介するので、イベントを成功させたい人はぜひ参考にしてください。

イベント企画の具体的な進め方6ステップ

イベント企画は、以下の6つのステップに沿って進めるのが一般的です。それぞれについて詳しく解説します。

①イベントの目的を決める

まずはイベントを開催する目的を明確にしましょう。ゴールが曖昧なまま企画を進めてしまうと効果を得にくくなるため、注意してください。目的はイベントによってさまざまですが、社外イベントの場合は新商品のプロモーションや新規顧客との接点づくりを目的とするケースが多いです。

また、社内イベントでは社員同士のコミュニケーション促進・社員のスキルアップなどが目的とされやすいです。定性的なものだけでなく定量的な目標も設定することで、あとから効果測定がしやすくなります。参加者数や満足度、新規顧客の連絡先取得数などの目標数値も設定しておきましょう。

②ターゲットを選定する

次に、目的を達成するためにイベントへ集客したいターゲットを選定します。以下の観点を持ってターゲットを決めると良いでしょう。

【社内イベントの場合】

• 部署

• 職種

• 役職

• 勤続年数

【社外イベントの場合】

• ・既存顧客or新規顧客
• ・業界・業種
• ・役職

ここでしっかりとターゲットを定義することで、集客方法やプログラム内容も決めやすくなります。「ターゲットを絞り込み過ぎない方が多くの人を動員できるのでは」と考える人もいますが、実際には細かな属性まで決める方が刺さるイベントを企画しやすくなります。

③イベントのプログラム内容を考える

イベント中に実施するプログラムの内容を考えましょう。後ほど詳しく解説しますが、以下の3つのパターンが一般的です。

• ・体験型・参加型イベント
• ・ゲストとして講師や著名人を招くイベント
• ・参加者が交流できるトークイベント

④会場や開催日時を決める

イベント会場や開催日時を決めます。この際、オンライン・オフラインのどちらでイベントを行うかも考えましょう。近年では、オンラインでもオフラインでも参加できるハイブリッド形式のイベントも人気を集めています。
それぞれの特徴は以下のとおりです。 運営や集客のしやすさだけでなく、参加者の満足度も踏まえてイベントの形式や会場、開催日時を決めてください。

⑤運営チームの人員配置や機材の準備などをする

イベントの形式が決まったら、イベント運営スタッフの選定や会場・機材の準備などに移ります。トラブルなくイベントを進めるためにも、十分な人数のスタッフを招集する・機材の動作チェックを実施する、といった準備をぬかりなく行いましょう。運営チームを作る際には、各メンバーの役割や責任を明確にすることで、一人ひとりが当事者意識を持って質の高いイベントを達成できます。 また、タイムスケジュール通りに進行できるか確認するためのシミュレーションを事前に行いましょう。課題が見つかった場合には、イベント当日までに調整することで成功させやすくなります。

⑥イベント参加者を集客する

イベント参加を促したいターゲットを集客するステップです。社内イベントの場合は、余裕をもって告知しておくことで、無理のない参加を促せます。逆に急に案内してしまうと不信感やストレスにつながるため注意が必要です。社外イベントの場合の集客方法としては、DMやメールで個別にアプローチする他、SNSで告知する方法が挙げられます。ターゲットの属性に応じて効率的に集客できる方法を選びましょう。

イベント企画のアイデア7選

ここでは、イベントを企画する際に使える7つのアイデアを紹介します。
目的やターゲットに応じて適切なものを取り入れてみて下さい。

体験型・参加型のイベント

講義やトークを聞くだけでなく、参加者が実際に体験・参加できるイベントは、印象に残りやすいというメリットがあります。
例えば、新商品の使い心地を体験してもらうことで、社内イベントの場合は自社商品への理解が深まり、より質の高い営業活動やカスタマーサクセスを実施しやすくなります。また、社外イベントでも新商品の体験は受注率アップにつながるでしょう。

ゲストとして講師や著名人を招くイベント

インフルエンサーなどの著名人をゲストとして招くイベントも、集客しやすい傾向にあります。現時点で自社商品に興味関心のない顧客であっても、ゲストを目当てにイベントに参加してくれる可能性があるのです。自社商品のユーザーとして著名人を招くことで、自然に商品のプロモーションができます。ただし、知名度の高いゲストであるほどコストがかさむ傾向にあるため、予算の調整が必要となる場合もあるでしょう。

参加者が交流できるトークイベント

トークテーマを設置して参加者同士が議論したり、意見を述べあったりする形式のイベントです。特定の悩みを抱える人をターゲットにすることで、「悩みの解決に繋がるかもしれない」といった動機でイベントに参加しやすくなります。既存顧客向けのイベントとして、商品の活用方法を共有する場を設けるのもおすすめです。注意点としては、トークイベント形式のイベントの場合参加者数を絞る必要があります。人数が増えるほど進行が難しくなる傾向にあることを押さえておきましょう。

時事性のあるイベント

季節や業界のトレンドを取り入れたイベントにするのもおすすめです。ターゲットが気になっているタイムリーなトピックを盛り込むことで、参加を促しやすくなるでしょう。ただし、時事性ありきでイベント内容を企画するのではなく、目的を達成することを最優先に考えましょう。

オリジナリティを意識したイベント

「このイベントに参加しないと得られないメリットがある」と思わせるような、オリジナリティを意識したイベントを企画するのも集客に効果的です。オリジナリティを出すためには、競合となる企業や組織がどのようなイベントを開催しているかリサーチし、差別化を検討すると良いでしょう。また、単に独自性があっても、ターゲットにとってメリットがなければ思うように集客できない恐れがあるため、注意が必要です。

参加者が特典を貰えるイベント

参加者に無料で配布する特典を用意するのもおすすめです。商品のサンプルや事例集などの資料を用意しておくことで、イベント参加へのモチベ―ジョンが向上するでしょう。
オンラインイベントの場合も「当日参加者限定配布」とすることで、アーカイブ視聴ではなく当日の参加を促しやすくなります。また、特典のクオリティが高ければ企業のイメージアップにも繋がるでしょう。

ハイブリッド形式の参加しやすいイベント

先述したとおり、イベントの形式は主にオンライン・オフライン・ハイブリッドの3種類があります。それぞれにメリット・デメリットがありますが、一度のイベントでより多くの参加者にアプローチしたい場合はハイブリッド形式がおすすめです。
遠方のターゲットも移動時間をかける必要がないため、参加へのハードルが低くなります。ただし準備やイベント進行の難易度がやや高いため、入念なシミュレーションが求められます。自社でハイブリッド形式のイベントを開催するのが不安な場合は十分なリソース・ノウハウがない場合は、代行会社に頼るのがおすすめです。

イベント企画の事例2選

社内・社外イベントの成功事例を2つ紹介します。

• freee | 全社合宿をオンラインで実施

• 株式会社マネーフォワード | お金について考える大型イベント

freee | 全社合宿をオンラインで実施

引用：https://www.freee.co.jp/
クラウド会計ソフトなどのツールを提供するfreeeの事例です。毎年期初にオフラインで全社研修を実施していましたが、2020年はコロナ渦の影響を受け、1日かけてオンラインで開催。
オンラインだからといって質を落とすことのないよう、入念に企画した上でカルチャーを体感してもらうためのプログラムを用意したといいます。合宿中に使う素材や最後に乾杯するためのビールを配布する・VRゴーグルを装着して自社の歴史を体験できるコンテンツを用意する、などの工夫をしたことが、成功の秘訣です。
参考：https://developers.freee.co.jp/entry/freee-full-remote-2020

株式会社マネーフォワード | お金について考える大型イベント

引用：https://corp.moneyforward.com/

金融系のWebサービスを提供している株式会社マネーフォワードが開催した大型のオフラインイベントです。「みんなで学んで、一生役立つ」をテーマに、著名なインフルエンサーなどをゲストに招き、1日を通してお金に関する学びを楽しみながら深められるよう企画されています。無料で豪華ゲストによる講義を受けてお金への知見を深められるため、参加者にとって大きなメリットのあるイベントだと言えるでしょう。

Airz Hybridはハイブリッド形式のイベントを一気通貫でサポートします！

イベント企画について理解できたものの、社内で質の高いイベントを企画・実行するにあたり不安を抱いている方もいるでしょう。コア業務がある中でリソースを確保したり、十分なデータを用意したりするのも難しいものです。
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