WEB会議システム導入のメリット・デメリットとは？おすすめのシステム5選

柔軟な働き方を実現するWEB会議は多くの企業で浸透しています。無料で使えるシステムも多いことから、まだ本格導入をしていない企業もあるのではないでしょうか？WEB会議は新型コロナによる一時的なものではなく、会議形態のスタンダードとなってきています。有料版を利用することで、会議だけではなく業務そのものの効率化も可能です。今回のブログでは、WEB会議のメリット・デメリットとおすすめのシステムを5つご紹介します！

WEB会議システムとは

WEB会議システムを使えば、テレワークや他拠点の社員と気軽に打ち合わせができます。オンラインでの打ち合わせが増えたきっかけは2020年の新型コロナの影響でしたが、今は緊急時の対応策とではなく、多様な働き方のひとつとして定着しています。そのため、WEB会議システムは一部の社員ではなく、全社員が簡単に使えるものでなければなりません。また、外部との打ち合わせが多い場合には、相手先の使い勝手についても配慮する必要があるでしょう。 昨今のWEB会議システムは専用のカメラやマイクなどを必要とせず、カメラやマイクが内蔵されたパソコン1台で利用できます。また、マルチデバイス対応のものも多く、スマートフォン、タブレットでもWEB会議を主催したり、参加したりできます。

WEB会議のメリット・デメリット

WEB会議にはメリットがたくさんありますが、デメリットもあります。両面を知り、会議の内容によってオンラインと対面を使い分けましょう！

WEB会議のメリット

1. 柔軟な働き方を実現できる

会議をオンラインで実施することで、遠隔地にいる社員だけではなく、育児や介護などでテレワーク中の社員ともコミュニケーションが取れます。テレワーク中でもオフィスワークをしている社員と同じく、タイムリーに情報共有ができるようになります。そのため、WEB会議は柔軟な働き方の実現をサポートします。

2. コストを削減できる

WEB会議では国内外の相手と簡単に会議ができるため、会議のための出張をする必要がなくなります。そのため、旅費交通費を削減することが可能です。また、全社集会や研修など大人数の会議でも、ホテルや貸し会議室を押さえる必要がなくなり、会場費の節約もできます。

3. 時間を節約できる

会議をするために相手先を訪問する必要がなくなるため、移動時間を削減できます。そのため、これまで往復1時間以上を必要としていた時間を他の仕事に費やせたり、1日に実施する商談数を増やしたりすることが可能になります。対面会議をWEB会議に切り替えることで時間を節約し、仕事の生産性の向上を実現できます。

4. 必要に応じて開催できる

WEB会議はいつでもどこでも気軽に開催できるため、今まで以上に密なコミュニケーションを可能とします。これまで移動にかかる時間やコストを押さえるために控えていた会議を定期的に開催できるようになることで、プロジェクトの進行管理がしやすくなり、仕事のクオリティ向上に繋げられます。

デメリット

1. 反応や雰囲気が読みにくい

WEB会議でカメラをつけていたとしても、相手の反応やその場の雰囲気が読みにくくなります。そのため、相手の理解度に合わせたプレゼン進行はもちろん、誠意や熱意なども伝わりにくい面があります。WEB会議で提案や商談をすることの多い方は、これまで以上に相手のしぐさに注意を払い、感情が伝わるような話し方を心がける必要があるでしょう。

2. 会議前後の交流が減る

対面会議の場合、大抵の人が開始時間前に会議室に集まります。そのため、開始時間までに雑談をしたり、別の案件の話をしたりなどの交流が発生します。ところが、WEB会議は時間通りにログインする人がほとんどで、終わった後もすぐに解散するため、交流が少なくなってしまいます。

3. 通信環境や機材の影響を受ける

WEB会議ではインターネット回線とパソコンを使います。そのため、通信環境が悪かったり、パソコンの調子が悪かったりすると、会議の進行を妨げてしまいます。また、自身の通信環境やパソコンの状態に問題がなくても、相手側に不具合があるとどうしようもありません。その場合には会議がリスケになってしまうこともあります。

4. ITリテラシーが必要

最近のWEB会議システムの多くは直感的な操作で利用できます。しかし、相手先の会議システムに合わせる必要があり、突然一度も使ったことがないシステムを使わざるを得ない場面も出てきます。専門的な知識は不要であっても、ある程度ソフトウェアを使うことに慣れている必要があります。

おすすめのWEB会議システム5選

ここからはおすすめのWEB会議システムを5つご紹介します！WEB会議システムを選ぶ際に、ぜひそれぞれの特徴、製品概要、主な機能を参考にしてみてください。

Zoom Meetings

Zoom Meetingsは世界的にも利用者が多く、法人だけではなく個人でも契約可能なWEB会議システムです。ビジネスミーティングだけではなく、オンライン英会話やオンラインフィットネスなど教育や習い事の分野でも活用されています。相手はZoomアプリをインストールしていなくても、インターネットブラウザから会議に参加することができます。 【製品概要】 ・提供会社：ZVC JAPAN株式会社 ・料金プラン：無料〜企業向けまで4プラン ・スマホ対応：○ ・ウェビナー機能：○ 【主な機能】 ・WEB会議 ・チャット ・画面共有 ・背景変更 ・ミーティングの録画と保存 ・ウェビナー ▶公式サイト：https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/

Microsoft Teams

マイクロソフト社が提供する、ビジネスチャットと一体型のWEB会議システムです。WEB会議の開催だけではなく、日頃のコミュニケーションとしてオンライン通話やチャットもできます。会議で使用するWordやExcelなどを送付し、会議中に共同編集をすることも可能。Teamsを利用していない相手でもブラウザから簡単に参加できるため、外部とのWEB会議の際も活用できます。 【製品概要】 ・提供会社：日本マイクロソフト株式会社 ・料金プラン：無料〜企業向けまで4プラン ・スマホ対応：○ ・ウェビナー機能：○ 【主な機能】 ・WEB会議 ・オンライン電話 ・チャット ・画面共有 ・ファイル共有／共同編集 ・背景変更 ・ウェビナー ▶公式ウェブサイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Google Meet

グーグル社が提供する、信頼性の高いWEB会議システムです。Google Calendarからボタン１つでWEB会議を作成できます。会議のURLを共有すれば、Google MeetやGoogle Workspaceを使っていない相手も会議に参加可能。Googleドキュメントやスプレッドシートを共有し、会議中に共同編集をすることができます。 【製品概要】 ・提供会社：グーグル合同会社 ・料金プラン：無料〜企業向けまで3プラン ・スマホ対応：○ ・ウェビナー機能：☓ 【主な機能】 ・WEB会議 ・チャット ・画面共有 ・ファイル共有／共同編集 ・背景変更 ・字幕起こし ▶公式ウェブサイト：https://apps.google.com/intl/ja/meet/

Chatwork

タスク管理ができるビジネスチャットツール、ChatworkのChatwork LIVEという機能を使えば、WEB会議を開催できます。ただし、Chatwork LIVEを開催するグループチャット内にいるメンバーしか参加できません。また、有料プランでも最大14名までしか参加できないため、基本的には小規模な社内会議向けのシステムと言えます。 【製品概要】 ・提供会社：Chatwork株式会社 ・料金プラン：無料〜企業向けまで3プラン ・スマホ対応：○ ・ウェビナー機能：☓ 【主な機能】 ・小規模なWEB会議 ・オンライン通話 ・チャット ・画面共有 ▶公式ウェブサイト：https://go.chatwork.com/ja/

V-CUBE ミーテイング

V-CUBE ミーティングは、HD対応の映像と高い接続性を持つWEB会議システムです。最新の音声認識技術と翻訳技術を用いて、外国語の会議をリアルタイムで翻訳する機能がついています。また、Polycomや固定電話・携帯電話と接続でき、インターネット回線がない相手とも遠隔会議をすることができます。 【製品概要】 ・提供会社：株式会社ブイキューブ ・料金プラン：有料2プラン ・スマホ対応：○ ・ウェビナー機能：○（V-CUBEセミナー） 【主な機能】 ・WEB会議 ・チャット ・画面共有 ・Polycomや固定電話・携帯電話と接続可能 ・自動音声翻訳 ▶公式ウェブサイト：https://jp.vcube.com/service/meeting

WEB会議システムを導入し、社内外のコミュニケーションを活性化

WEB会議システムには会議だけではなく、日頃のチャットコミュニケーションや資料共有ができるもの、自動翻訳や字幕起こしなど会議中に役立つ機能がついているものなど、システムによって様々な強みを持っています。外部との打ち合わせはZoom、社内会議はTeamsなど、2つ導入して使い分けている企業もあります。また、WEB会議にとどまらずウェビナーも実施することで、社内外のコミュニケーションの活性化を図れます。もし、ウェビナー実施においてお困りのことがありましたら、ぜひAirz Webinarにご相談ください！