日常的にオンライン会議が実施されるようになり、イベントやセミナーもオンラインでの実施が当たり前の時代となりました。ウェブとセミナーを組み合わせた造語「ウェビナー」は定着し、多くのビジネスシーンでウェビナーを開催したり、情報収集のために参加したりする人が増えました。

ウェビナー担当者やチームを設置して、完全内製で開催する企業もあれば、ウェビナー代行サービスを活用している企業もあります。また、これまで内製していたけれど外注に切り替えた…なんて企業も少なくありません。なぜウェビナー代行サービスを活用する企業が増えているのでしょうか。このブログでは、ウェビナー開催に必要な要素を紹介しながら、代行サービスを活用するメリットについてご紹介します。

ウェビナー開催に必要な4つの要素

ウェビナーの内製・外注に限らず、開催において必要な要素が4つあります。それぞれの要素の役割を見ていきましょう。

1. ウェビナー配信ツール

ウェビナーを届ける、視聴するためにはウェビナー配信ツールが必要です。ZoomやTeamsなど、多くのオンライン会議システムにウェビナー機能がついています。しかし、ウェビナー機能は有料オプションの場合も多く、オンライン会議システムを導入しているからと言って、すぐにウェビナーが開催できるわけではありません。また、ウェビナー配信ツールにもそれぞれ強み・弱みがあり、ウェビナーの開催目的や規模によって向き不向きがあります。実際は、多くのウェビナーはZoomで開催されています。理由としては、主催者も視聴者も簡単に操作できる、配信が安定している、低コストなどが挙げられます。

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2. 配信環境

ウェビナーを開催する際、主催者も視聴者もインターネット接続がマストです。特に主催者は安定した通信環境下から配信しなければなりません。不安定な場所から配信すると、音声や画像が乱れてしまったり、ウェビナーが強制終了してしまうリスクがあります。また、インターネット環境だけが配信環境ではありません。ウェビナーでスピーカーを務める人の場合は、静かな環境、場所から配信しなければ視聴者の満足度に影響してしまいます。

3. 人材(スタッフ、講演者)

ウェビナーには様々なタスクがあります。企画、準備、運営、講演、事後業務など、多岐にわたります。一人で企画から事後業務までこなす担当者もいますが、実際は分業して開催している主催者が多いでしょう。そのため、規模や内容にもよりますが、ウェビナー開催には少なくとも5名くらいは関わることになります。また、ウェビナー担当者や講演者は他の業務と掛け持ちしているケースが多く、ウェビナーで発生する定型業務が負担になっていることもあるでしょう。

4. 参加者

ウェビナーは参加者がいないと成立しません。参加者を集める「集客業務」は、ウェビナーの成功に大きな影響を与えます。しかし、最近はウェビナー参加者を集めることが難しくなっており、企画に独自性を持たせたり、集客文言や集客タイミングを工夫したりなど、知識や経験を要するようになっています。

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ウェビナー代行サービスを活用する3つのメリット

ウェビナー代行サービスとは、ウェビナー配信ツール、配信環境、人材、参加者(集客)のすべて、もしくは一部に関する業務を主催者に代わって行うサービスです。なぜウェビナー代行サービスが注目されているのか。ここでは、ウェビナー代行サービスを活用するメリットを3つご紹介します。

1. ウェビナーのノウハウがなくても開催できる

ウェビナー開催は難しくない、オフラインのセミナーと比較して簡単だと言われていますが、それでも一定のノウハウがなければ、ウェビナー開催で目的を達成することは難しいとされています。ウェビナーを成功に導くためのノウハウは1度や2度の開催で身につくものではなく、時の流れとともに成功パターンは変わっていきます。常にウェビナーに携わっているウェビナー代行サービスの担当者は、成功パターンも、失敗パターンも熟知しています。そのため、ノウハウが主催者側にない状態でも安心して開催できるのが、ウェビナー代行サービスを活用するメリットと言えます。

2. ウェビナー担当者の業務負担を軽減できる

ウェビナー開催には様々なタスクがあり、中には申込者の管理や問い合わせ対応などの定型業務、セミナー申し込みサイトの作成など、担当者が専門としていない業務もあります。リソースに限りがある場合、これらの業務は本当に社内のウェビナー担当者が行うべきものなのでしょうか。担当者が定型業務に時間を取られてしまうことで、ウェビナー企画や他のマーケティングやセールス業務にかけられる時間が逼迫され、結果として仕事のクオリティが落ちてしまうリスクがあります。しかし、ウェビナー代行サービスに一部の業務を任せることで担当者の負担が軽減し、本来注力すべき業務に時間を当てられるようになります。

3. 開催後のフォローアップを任せられる

ウェビナーは開催して終わりではありません。開催後、参加者へのフォローアップを実施し、商談化や購買に結びつけるアクションが必要です。また、このアクションはウェビナー開催後から日数が空いてしまうと効果が薄れてしまうため、早めの対応が求められます。参加者へのフォローアップだけ別会社へ委託する企業もありますが、ウェビナーの内容を把握している人としていない人では、フォローの質に差が出てしまいます。そのため、ウェビナーの内容をしっかり把握した上でフォローアップを実施できるウェビナー代行サービスを選ぶことをおすすめします。

ウェビナーの業務効率化から目的達成まで、あらゆる課題を解決

ウェビナー開催において、主催者が課題に感じている内容は様々でしょう。しかし、多くのウェビナー代行サービスはパッケージ化されているプランが多く、部分的に相談や依頼をすることが難しい現状があります。しかしAirz Webinarでは、ウェビナーを開催することではなく、成功させることにフォーカスしているため、主催者へヒアリングを実施し、個社ごとに必要なサポートを提案、提供しています。そのため、ウェビナー開催の業務効率化だけではなく、商談化率を向上させたい、商品やサービスの認知を向上させるために多くの参加者を集めたいなどの希望にもお応えしています。また、最終的にはウェビナーの内製化を目指したい主催者には、内製支援プランも用意しており、ウェビナー成功のノウハウそのものを提供することも実施しているのも特徴のひとつです。Airz Webinarでは、無料相談を実施しているので、まずはお気軽にお問い合わせください。