ウェビナーを開催するためには？準備からアフターケアまで解説

オフラインセミナーの開催方法や準備に関する情報はたくさんありますが、2020年に入ってから急増しているウェビナーに関する情報はまだ多くありません。

ウェビナー開催にはどのような準備項目があるのでしょうか？参加しやすい曜日や時間帯はオフラインセミナーと同じなのでしょうか？ここでは、ウェビナー準備からアフターケアまで担当者が注意すべき点、海外のウェビナー調査によって分かった参加しやすい曜日や時間帯についてご紹介します。

ウェビナー準備

ウェビナー自体は簡単にオンラインで開催できますが、開催日までには細かい準備があります。ウェビナーの企画はもちろん、申し込みページの作成やプレゼンスライドの作成、リハーサルなどがあります。ここでは、準備内容を大きく5つに分け、それぞれの内容を細かく見ていきます。

1. 企画、目標設定

ウェビナーを開催する上で企画と目標設定は必須です。認知度を高めるために多くの人に参加して欲しいセミナーなのか、見込み客向けにより具体的な情報を提供して商談に結びつけるためのセミナーなのか、すでに利用中の顧客に対するアップセルやクロスセルを促すセミナーなのか…目的やターゲットによって発表する内容が変わります。

ウェビナーは気軽に参加できる分、参加者の集中力が持続しにくい傾向にあります。ウェビナーに接続はしていても、他のことをしながら参加している人も少なくはありません。一方で会場型セミナーは、来たからには集中して聞く傾向にあります。たまにメールチェックをしても、ずっとメールチェックをしたり、資料を作成したりする人はほとんどいません。

”ながら参加”ができてしまうウェビナーで参加者の離脱を防ぐためには、今まで以上に目的やターゲットごとに適切な内容を企画することが重要です。

2. 開催日の設定

ウェビナーは会場型セミナーより気軽に参加できるとはいえ、開催日時はターゲットの都合を考慮して決めるといいでしょう。会社員向けの会場型セミナーの場合、火曜・水曜・木曜が集客しやすい（参加しやすい）曜日と言われていましたが、ウェビナーの場合はどうでしょうか？

米サンフランシスコに拠点を置くネット配信やオンラインイベントサービスを提供しているON24 Inc.が2020年に20,000以上のウェビナーを対象に実施した調査結果によると、ウェビナー参加率の高い曜日は火曜・水曜・木曜でした。ウェビナーの時間帯としては、午前中11時の開催が最も集まりが良かったようです。

日本と海外ではビジネス慣習が異なるので全く同じ結果を日本で得られるとは限りませんが、この調査結果はひとつの指標として参考になります。同じ会社員でも業種や業界によっても参加しやすい曜日や時間帯が異なるので、一番いい方法は自社のターゲットに対してアンケートを実施したり、様々な日時で開催をすることでしょう。

3. 申し込みページの作成

ウェビナーの企画、開催日が決定したら、集客に取り掛かります。集客のためには受け皿として申し込みページが必要です。ウェビナーツールによっては申し込みページも作成できます。

申し込みページには、ウェビナーの魅力を伝える開催概要、ウェビナーの内容を視覚的に訴求するバナーなどのクリエイティブを準備します。申し込みページ用のバナーは、メルマガやSNS、広告でも利用できるようにサイズバリエーションがあると便利です。

バナーはプロのデザイナーに依頼するとクオリティの高いものが完成しますが、外注コストをかけられない場合はパワーポイントや無料の画像作成ツールでも作れます。もしくは、1点だけテンプレートとなるようなウェビナーバナーをデザイナーに外注し、それを使い回すのもいいでしょう。

4. プレゼンスライドの作成

ウェビナーはパソコンだけではなく、スマホやタブレットからも参加できます。小さな画面からも読みやすいように、会場型セミナー同様にフォントサイズを配慮しましょう。

また、ウェビナーでは簡単にスクリーンショットが撮られてしまうため、映す情報は会場型セミナーよりも注意が必要です。配布しても問題ない内容に留めておくことをおすすめします。

5. リハーサル

ウェビナー開催が初めての場合だけではなく、初めて一緒に登壇する場合、いつもと違う場所やデバイスで開催する場合はリハーサルや接続チェックを実施します。ウェビナー担当者は登壇しなくても、主催者としてリハーサルに同席し、通信状況やスライド切替のタイミング、画面共有以外のウェビナー機能（チャットやライブアンケート）などの操作方法を確認します。

ウェビナー集客

ウェビナーは会場型セミナーよりも参加可能人数が多く、担当者にとってプレッシャーになることもあるでしょう。ウェビナーの開催頻度が増えれば増えるほど、既存の顧客リストだけでは十分に集客できない…なんてことも起きてしまいます。

また、ウェビナーの開催頻度が多いと集客用のメルマガが増えます。しかし、それが原因でオプトアウトされてしまったらマーケティング担当者としては本末転倒です。ウェビナー告知の際はウェビナーテーマにマッチした対象を抽出してメルマガを送ってオプトアウトされないようにします。

新規リード獲得を狙う場合はSNS、広告、ペイドメディアを活用した露出、関連企業との共催などが考えられます。会場型セミナーと違ってウェビナーは参加者の居場所を問わないので、広範囲で集客を行えます。

集客後は申込者の参加率（歩留まり）を上げるためには申込後のフォローもかかせません。リマインドメールの送付や問い合わせ対応などの事務局作業もウェビナー集客の一貫として行います。

ウェビナー当日

ウェビナー当日は参加者がアクセスできるように、開催時間の15分〜30分前からウェビナーを開始します。開始時間前から話す必要はありませんが、ウェビナーのタイトルスライドを画面に映しておくと参加者は安心して開始まで待つことができます。

ウェビナーが開催されたら、担当者は参加者の推移を確認します。離脱が多いタイミングがあれば、次回の企画に活かせるようにします。また、参加申込みの時点で商談に結びつけたい企業があれば、その企業が参加しているかも確認しておくとウェビナー後のフォローアップ時に役立ちます。

当日注意したい点としては、パソコンに入っている他のツールの通知音です。メールやチャットの通知はオフにしておきましょう。ウェビナーツールによっては参加者に音が聞こえてしまう可能性があります。

また、ウェビナーを録画をする場合は録画ボタンの押し忘れがないようにします。

ウェビナー開催後

ウェビナー終了後は参加者にサンクスメールとアンケートを送付します。アンケートの回答率を上げる方法としては、ウェビナー資料や動画の配布、参加者だけの特別キャンペーンの適用があります。特に商談に結びつけたい参加者には一斉メールの後に個別でのフォローアップをするとアポイントを取りやすくなります。回答されたアンケートは集計して、ウェビナー事後レポートの材料として使います。

おすすめのウェビナーツール

ウェビナーツールの中でもZoomウェビナーがおすすめです。Zoomはオンライン会議用のツールとして国内外で幅広く利用されており、認知度の高いサービスです。参加者側のメリットとしては、ZoomアカウントやZoomアプリがなくてもインターネットブラウザからウェビナーに参加できる点があります。マルチデバイスに対応しており、スマホやタブレットからもウェビナーに参加できます。

主催者側のメリットとしては、ツールの使いやすさ、通信状態の良さ、ウェビナー専用機能が充実している点が挙げられます。Zoomウェビナーの主催者画面はとてもシンプルで直感的な操作で運用できます。利用者が多いので、分からないことがあってもインターネットで検索すればすぐに解決方法が見つかるので、安心して使えるのがZoomウェビナーのおすすめポイントです。

まとめ

今回はウェビナー準備から事後までのタスクや注意点をご紹介しました。ウェビナー自体はウェビナーツールで気軽に開催できても、準備や事後のタスクを考えるとウェビナー開催は決して楽ではありません。さらにタスクによっては会場型セミナーよりも丁寧に考えて作業しなければなりません。

そこで、ウェビナー運営代行を利用すれば準備や事後のタスクを削減できます。それだけではなく、運営代行のノウハウがあれば今まで以上の集客や商談数が期待できます。ウェビナーにおける課題は企業や担当者によって様々。ウェビナー運営代行なら様々なケースを見てきているからこそ解決策をご提案できます。

ぜひ一度「Airz Webinar」のウェビナーコンサルを検討してみてはいかがでしょうか？