Zoomを活用した採用活動「採用ウェビナー」とは？

新型コロナウィルスの影響で採用活動のオンライン化が増えてきていますが、実はそれ以前から就活生は対面型の合同説明会や企業が自主開催している会社説明会へ足を運ばなくなってきていました。

デジタルネイティブ世代の就活はオンラインでの情報収集がメインで、オンラインで開催される説明会への参加が2017年から毎年伸びています。ここでは、2017年からの就活生の行動の変化とZoomウェビナーで説明会を開催する方法をご紹介します。

採用活動のニューノーマル

これまで採用活動における会社説明会は、合同説明会への出展や自社開催などオフラインが主流でした。そのため、企業から離れた地域に住む就活生は、わざわざ説明会会場に足を運ぶ必要がありました。学校や授業によっては説明会への参加による授業欠席を認めないケースもあり、単位取得のために説明会に参加できない就活生もいました。

2020年は新型コロナウィルスの影響で不特定多数が集まる会社説明会の開催を控える傾向になり、企業規模関係なくオンラインで説明会を開催する人事が増えました。オンライン説明会は対面式よりも企業の雰囲気や熱意、魅力を伝えにくいため、応募者数の減少を懸念する声もありました。しかし、オンライン説明会の方が多くの就活生を集められ、応募率が上がったという結果を得られた企業も少なくありません。

下記はリクルート社の「就職みらい研究所」が調査した2017年新卒〜2019年新卒の合同説明会、企業単独説明会、オンライン説明会への参加率の推移です。対面式の合同説明会と単独説明会は年々参加者数が減っている一方で、オンライン説明会の参加者数は増えています。新型コロナウィルスの影響がなくても、就活生の情報収集方法はデジタル化していたのが分かります。

合同会社説明会・セミナー参加総回数の3月～6月の推移　3カ年推計値

個別企業の会社説明会参加総回数の3月～6月の推移　3カ年推計値

WEB会社説明会参加総回数の3月～6月の推移　3カ年推計値

※出典：株式会社ビューポイントウェア

採用でウェビナーを活用するメリット

安全かつ気軽に開催できるオンライン説明会はウェビナーツールで簡単に開催できます。採用ウェビナーは企業にも就活生にもメリットがあり、今では新しい採用活動の形として各社で定着しつつあります。就活生、企業それぞれのメリットをまとめました。

就活生のメリット

• 遠方から訪れる際、学校を休まなくて済む
• 交通費や宿泊費がかからない
• 1日に複数社の説明会に参加しやすい
• 興味がない業界、企業の説明会に気軽に参加でき、新しい発見ができる
• 資料がよく見える

企業のメリット

• 遠方の就活生を集めやすい
• 人事部や他部署の社員の拘束時間を抑えられる
• 当日の準備時間を削減できる
• 低コストで実施できる
• 開催頻度を増やしやすい
• 録画した説明会を有効活用できる

対面式の会社説明会では、やむを得ず欠席した就活生になかなか情報提供ができませんでした。しかし、オンライン説明会なら配信を録画しておけば、欠席者にも後日内容を簡単に共有できます。また、内定者に改めて説明会の様子を共有して、入社を後押しすることもできるでしょう。

採用ウェビナーの開催方法

オンライン説明会を開催する方法は2つあります。あらかじめ録画編集した説明会を配信する方法とウェビナーツールを活用したリアルタイム配信で開催する方法です。

録画配信

録画配信は人事が納得がいくまで撮り直したり、編集したりしてクオリティーの高い動画に仕上げられます。そのため、編集によって企業の個性を表現できるメリットがあります。さらに就活生は応募の参考に何度も動画を見直すことができ、面接対策としてもその動画を活用できます。

リアルタイム配信

ウェビナーツールを利用したリアルタイム配信では、参加している就活生とコミュニケーションが取れます。就活生の興味関心や疑問を知ることができるので、企業側の情報収集としても役立ちます。対面式説明会よりも発表者によって企業の雰囲気の伝わり方が大きく変わるので、発表者の人選には注意し、しっかり練習した方が就活生へ良い印象を与えられるでしょう。

Zoomで採用ウェビナーを開催する方法

ウェビナーツールの中でも知名度が高く、Zoom飲みで就活生からも馴染みがあるのがZoomウェビナーです。ZoomウェビナーはZoomミーティングの追加機能で、Zoomミーティング有料版への申込みが必須となっています。Zoomウェビナーは「操作のしやすさ」「低価格」「安定した通信状況」「参加者と交流できる機能の充実」が魅力のツールです。

1. Zoomウェビナーに申し込む

Zoomミーティングの有料プランへ申込んだ後、追加機能としてZoomウェビナーへ申込みます。申込みが完了すると、Zoom管理画面の左側に「ウェビナー」というメニューが追加されます。

2. Zoomウェビナーを登録

Zoom管理画面からウェビナーの開催日時を登録します。左側のメニューで「ウェビナー」を選択し、「ウェビナーをスケジュールする」をクリック。設定画面に従って必要項目を埋めていきます。

ウェビナーを登録した人が「ホスト」となり、当日はホストがウェビナーを開始できます。ウェビナー登録者と当日のホストが異なる場合は、設定画面で「代替ホスト」を登録できます。

また、ホスト以外にも当日発表する人がいる場合はウェビナー登録後に「パネリスト」を登録します。登録したウェビナー一覧からパネリストを追加したいウェビナーを選択し、設定の下部にある「パネリストを招待する」の「編集」ボタンから追加ができます。

3. 申込者へウェビナーURLを共有

ウェビナーの登録ができたら申込ページを別途作成して説明会の集客を行います。申込者にはウェビナーのURLとパスワードを連絡します。ウェビナーのURLは申込ページに記載することもできますが、無関係の人が参加して妨害をしてくる可能性もあるので、参加者のみに開示するのが安全です。

4. ウェビナーを開催する

ウェビナー開催時間の15分くらい前からホストはウェビナーを開始しておきます。そうすることで開始時間より早くアクセスしてきた参加者を受け入れることができます。ウェビナー開始時間までは説明会資料の表紙スライドなど、何のウェビナーか分かるスライドを画面共有で表示しておくと、早めにアクセスしてきた参加者が接続を切らずに安心して開始時間まで待つことができます。

採用ウェビナーを成功させるためには

ウェビナーは対面式の説明会よりも企業のカルチャーを伝えにくいデメリットがあります。そのデメリットを解消する手段として、ウェビナー機能を活用した参加者とのライブコミュニケーションがあります。

Zoomウェビナーには挙手・チャット・質疑応答・アンケート機能があります。これらの機能をうまく活用すると、対面式の説明会よりも活発に意見交換ができます。各機能の使い方は「参加者と交流できる！Zoomウェビナーおすすめ機能」でご紹介しています。

まとめ

挙手・チャット・質疑応答・アンケートはとても便利な機能ではありますが、ウェビナーに不慣れな場合は使いこなすのがやや難しい機能でもあります。使い方によっては思うように参加者から反応してもらえない…なんてこともあります。

Airz Webinarでは、これらの機能をどのようなタイミングで、どのような声がけで使えば参加者とコミュニケーションが取れるのか、各社の説明会内容に合わせてご提案します。またリハーサルや当日の操作サポートも希望に応じて実施しています。インタラクティブな採用ウェビナーを実現させたいとお考えの企業はぜひ「Airz Webinar」のウェビナーコンサルをご検討ください。