オンライン説明会のメリット・デメリットとは？開催方法やおすすめのツールをご紹介

就活生向けの会社説明会、学校説明会、記者会見から株主総会まで、様々な説明会のオンライン化が進んでいます。オンライン説明会はウェブ会議ツールやウェビナー配信ツールを活用して簡単に開催できますが、規模や内容によって開催方法を分けた方が効果的に情報発信や交流ができます。今回のブログでは3つのオンライン説明会の開催方法とおすすめのツールをご紹介します！

オンライン説明会とは

オンライン説明会とはウェブ説明会とも呼ばれ、Zoomなどのウェブ会議ツールやウェビナー配信ツール、YouTubeなどの動画配信プラットフォームを活用したオンラインで実施する説明会です。これまで対面で実施されていた様々な説明会がオンライン化され、参加者は場所を問わず、いつでも参加できるようになりました。 ＜主なオンライン説明会＞ ・就職活動中の学生向けの会社説明会 ・受験生や保護者向けの学校説明会 ・記者会見 ・株主総会

オンライン説明会の開催方法

オンライン説明会の開催方法は大きく4つあります。それぞれの特徴を紹介しながら、どのような説明会に向いているか解説していきます。

1. ウェビナー型

ウェビナー型は主催者／講演者と参加者の立場が明確な、1対n型の開催形式です。オンライン説明会として、最も主流な開催形式で、主催者／講演者がメインで話をし、参加者は聴講するという状況をオンライン上で作ります。そのため、ウェビナー型は大人数での説明会やディスカッションを想定しない説明会に向いています。対面のセミナーでは一方通行になりがちですが、ウェビナーの場合は講演中にライブアンケートを実施したり、参加者が気軽にチャットで質問をしたりできるため、双方向コミュニケーションを実現することも可能です。

2. ウェブ会議型

ウェブ会議型は主催者／講演者だけではなく、参加者も発言ができる開催形式です。ウェビナー型は会議室で全員が講演者の方向を向いて座っているイメージであるのに対し、ウェブ会議型はロの字型に座ってディスカッションができるイメージです。ウェブ会議型は、参加者から多く質問を受けたい場合、講演者と参加者、もしくは参加者同士でディスカッションを促したい場合、少人数で開催する場合に向いています。

3. ウェブ交流会型

ウェブ交流会型は主催者／講演者が参加者向けに1対nのコミュニケーションが取れるだけではなく、参加者同士も少人数のグループに分かれてコミュニケーションができる開催形式です。大きな会場で4〜6人の島型のテーブルを作り、参加者全員向けに説明をした後に島ごとに交流やグループワークを実施できる状況をオンライン上で作ります。交流を目的とした、大人数の説明会の際におすすめです。

4. ウェブ配信型

ウェブ配信型はYouTubeやFacebook Liveなどの動画配信プラットフォーム上で説明会を配信する開催形式です。不特定多数の参加が想定される大型の説明会、記者会見の実施に向いています。Zoomなどを用いてウェビナー型で実施している説明会をYouTubeなどの配信プラットフォームへ同時配信することも可能です。

オンライン説明会のメリット

1.  開催コストを削減できる

オンライン説明会は会場、レンタル機材、当日運営スタッフが不要な分、開催コストを大幅に削減できます。そのため、予算の都合で説明会の開催数を制限していた主催者は、オンライン説明会なら同じ予算で開催数を増やすことが可能です。

2.  参加者を集めやすい

オンライン説明会はインターネット環境があれば、どこからでも参加できます。今まで東京開催の説明会は首都圏からしか参加者を募れなかったのが、オンライン開催なら参加者の所在地関係なく集客できます。参加者自身も移動時間やコストの負担が軽減されるため、参加しやすくなります。

3.  双方向コミュニケーションを実現できる

対面の説明会では、参加者とコミュニケーションがなかなか取れません。質疑応答の時間を設けていても、周囲を気にして質問をする参加者は多くありません。しかし、オンライン説明会では他の参加者の目が対面型ほど気にならないため質問がしやすく、双方向コミュニケーションを実現しやすくなります。

オンライン説明会のデメリット

1. 参加者の反応が見えない

オンライン説明会を特にウェビナー型やウェブ配信型で開催した場合、参加者の反応が見えにくいデメリットがあります。そのため、オンライン説明会を開催する際は、チャットやライブアンケートで参加者が反応できる機会を意識的にコンテンツの中に盛り込んでいく必要があります。

2. 途中退席や離脱をされやすい

オンライン説明会は気軽に参加できる反面、簡単に途中退席や離脱ができます。最後まで聞く価値のある説明会と感じてもらえるように、コンテンツを工夫する必要があります。講演者の魅力もエンゲージメントを高める大きな役割を果たすため、参加者が聞きたい話を、聞きたいと思える相手から聞けるように企画するといいでしょう。

3. 参加者の通信環境やデバイスの影響を受ける

主催者側が万全の体制でオンライン説明会を準備しても、参加者側の通信環境や視聴デバイスの調子が悪いと説明会を聞くことができません。そのため、高画質すぎる配信や特別なアプリのダウンロードを必要とする開催方法はあまりおすすめできません。高画質での配信やメジャーではないツールで開催をする場合は、視聴できない人向けにYouTubeでの同時配信などバックアッププランを用意しておくといいでしょう。

オンライン説明会におすすめのツール

ここでは、オンライン説明会に最適なツールを3つご紹介します！

1. Zoom

Zoomはウェビナー型、ウェブ会議型、交流会型、いずれも開催可能です。交流会専用の機能はありませんが、Zoom Meetingのブレイクアウトルームを活用すれば、参加者を少人数のグループに分けることができます。また、Zoomウェビナーでは、YouTube同時配信もできるため、Zoomでの参加ができない人向けにも視聴環境を提供することが可能です。直感的に操作できる管理画面で、オンライン説明会を内製化させたい企業におすすめのツールです。 公式サイト：https://zoom.us/

2. V-CUBEセミナー

V-CUBEセミナーでは、ウェビナー型のオンライン説明会が開催できます。提供会社であるブイキューブ社は専用の配信スタジオも持っているため、特殊効果を用いたオンライン説明会を開催したい場合におすすめです。また、同社が提供しているEventinというツールを活用することで、交流会型のオンライン説明化を実施することができます。 公式サイト：https://jp.vcube.com/eventdx/seminar

3. Remo

Remoは交流会型のオンラインイベントに特化したツールです。参加者はRemoのイベントに入室すると、最大6名まで着席できるテーブルが複数表示され、好きなテーブルに座ることができます。また、主催者は参加者全員向けて講演を実施することもできます。参加者同士の交流を重視したい説明会におすすめのツールです。 公式サイト：https://jp.remo.co/

目的に合ったオンライン説明会ツールを活用しよう

様々な説明会のオンライン化が進んでいる今、ツールも機能も進化しています。複雑そうな交流会型の説明会も、将来的には主流になる可能性も大いにあります。今回ご紹介したオンライン説明会ツールやその機能を活用して、魅力的な企画を立ててみてはいかがでしょうか？Zoomを活用したオンライン説明会の支援実績が多数あるAirz Webinarでは、企画立案から運営までサポートいたします。ぜひお気軽にご相談ください！