オンライン配信型株主総会の種類と開催成功のポイント【初めてでも安心】

オンライン株主総会は、従来型の総会に比べ、場所や時間の制約を取り払い、株主が参加しやすくなるなど多くのメリットがあります。しかし、オンラインならではの課題や注意点もあり、スムーズに進行させるには事前の準備が欠かせません。

本記事では、オンライン株主総会の具体的なメリットを整理し、実施前に押さえるべきポイントをわかりやすく解説します。「初めてのオンライン開催が不安」「円滑に進めるコツを知りたい」という担当者は、ぜひ参考にしてください。

オンライン株主総会の種類

オンライン株主総会の種類は、「ハイブリッド型バーチャル株主総会」と「バーチャルオンリー株主総会」の2つです。それぞれの特徴やメリット・注意点について解説します。

ハイブリッド型バーチャル株主総会

ハイブリッド型バーチャル株主総会は、役員や運営スタッフが会場に集まり、株主はオンラインで参加する形式です。従来の株主総会に近い形で実施でき、議決権の行使や質疑応答もオンライン上で行います。

物理的な会場を用意するためコストがかかりますが、対面の臨場感を保ちながら、遠方の株主も気軽に参加できるメリットがあります。従来の総会からオンラインへの移行段階として、取り入れやすいといえるでしょう。

メリット	デメリット
従来の対面型に近い臨場感があり、安心感や信頼感を得やすい 幅広い株主の参加を促進できる 従来型からオンライン形式へ移行しやすい	会場設営やスタッフ配置などコストがかかる 会場とオンラインの同時進行になるため、運営スタッフの負担が増える 会場に参加者が集まるため、感染症のリスクも懸念される

バーチャルオンリー株主総会

バーチャルオンリー株主総会とは、全員がオンラインで参加する形式です。会場を一切設けず、完全にオンライン環境で実施します。会場設営費や人件費などがかからないため、開催コストを大幅に抑えられます。

ただし、バーチャルオンリー型は法的要件を満たした上で、あらかじめ所管官庁の承認を得る必要があり、事前準備に時間や労力がかかります。

メリット	デメリット
会場費・人件費などのコストを大幅に削減できる 多くの株主が気軽に参加可能 ペーパーレス化を推進しやすく、環境への負荷を軽減できる	IT操作が苦手な株主が参加しづらくなる可能性がある システムトラブルが発生すると、総会の進行に大きく影響する 法的要件を満たすために関係省庁への事前承認が必要になるなど、準備の負担が大きい

オンライン株主総会のメリット

オンライン株主総会は、物理的な会場をもたない形式での開催が可能です。場所や参加人数の制約がなく、会場費や運営費の削減などのメリットについて詳しく解説していきます。

場所や参加人数の制約がない

オンライン株主総会は場所にとらわれず、株主はどこからでも参加可能です。従来の総会では会場の広さや開催地の制約がありましたが、オンライン形式ではこれらの問題が解消されます。 また、移動の必要がないため、株主の時間的な負担も軽減され、遠隔地からでも気軽に参加できます。

会場費・運営費を削減できる

オンライン開催により、会場のレンタルや設営にかかる費用、および人件費などの運営コストの削減が可能となりました。

さらに、書類の電子化によってペーパーレス化も促進され、環境への配慮にもつながります。これにより企業のコスト負担が軽減され、株主への利益還元の可能性も高まるでしょう。

質疑応答がスムーズになる

オンライン形式では、チャットや質問フォームを利用することで効率よく質疑応答を行えるようになります。質問内容を事前に整理しておくことで回答の精度やスピードが上がり、進行がスムーズになります。

株主の参加率向上が見込める

オンライン株主総会は移動時間や費用の負担が減り、参加率向上が見込めるでしょう。より多くの株主が参加することで意見が反映され、企業の意思決定の質やスピードが高まります。

オンライン株主総会で注意すべきポイントとは？

ここでは、万全なセキュリティ対策が必須であること、通信障害のリスクへの対応、そして高齢者やITに不慣れな参加者への配慮について解説していきます。

万全なセキュリティ対策が必須

オンライン株主総会では、情報漏洩や不正アクセスを防ぐため、万全なセキュリティ対策が欠かせません。通信の暗号化を導入したり、参加者の身元確認を徹底したりすることで、企業の信頼性を守ることができます。
セキュリティの不備は信用を損なう可能性があるため、以下のような対策を講じましょう。

• 通信の暗号化
• 多要素認証の導入
• 参加者の本人確認の徹底

通信障害のリスクへの対応

通信障害のトラブルにより、株主総会が一時中断するリスクがあります。万が一に備えてバックアップ回線を準備し、事前にテストやリハーサルを入念に行いましょう。 また、当日トラブルが発生した際に迅速な対応ができるよう、専任スタッフを配置する必要があります。

高齢者やITに不慣れな参加者への配慮

オンライン株主総会では、高齢者やITに不慣れな参加者にも配慮しましょう。操作マニュアルの配布や、参加方法について質問できるサポート窓口を設けるなどの対策が必須です。

オンライン株主総会の開催ステップ（準備〜当日）

ここでは、オンライン株主総会実施の流れについて解説します。

ツールの選定

オンライン株主総会を実施する際は、「ハイブリッド型」か「バーチャルオンリー型」かを最初に決定します。どちらを選ぶかは企業の規模や株主のニーズを考慮して判断しましょう。 その後、それぞれの形式に最適なオンラインツールを選定します。ツールを選ぶ際は、以下の3点を満たしているかを確認することが重要です。

• 通信が安定していること
• セキュリティ対策が万全であること
• 参加者が直感的に操作できること

これらの条件を満たすツールを選ぶことで、オンライン株主総会をスムーズかつ安全に運営できます。

案内状の配布

参加者がスムーズに参加できるよう、開催前に案内状を配布しましょう。案内状には総会の日時・アクセス方法（URLやログイン手順など）・議決権の行使方法・問い合わせ先などを記載します。

資料・マニュアル等の事前配布

議題の詳細や財務報告書、オンラインツールの操作説明書などを、郵送または電子メールなどで配布します。こうした事前の配慮は、オンライン株主総会を成功させる重要なポイントです。

運営チーム・役割分担の決定

オンライン総会の規模に応じてスタッフ数を決定します。主な役割は以下のとおりです。

• 総会進行役
• 技術サポート担当
• 参加者対応担当

技術サポートは、システムのトラブルや参加者の問い合わせに迅速に対応するための重要なポジションです。各担当者が自分の責任範囲を理解し、効率的に業務を遂行することが大切です。

リハーサルによる課題確認と解決

事前に操作手順やトラブル対応を確認することで、当日の技術的な問題や進行の遅延を防げます。リハーサルで問題を発見した場合は、すぐに改善策を講じ、再度テストを実施しましょう。十分な準備とリハーサルは、総会当日の円滑な進行に直結し、参加者の満足度向上にもつながります。

オンライン株主総会を成功させる運営のコツ

オンライン株主総会を円滑に進行するためには、使いやすいシステムの選定やトラブルへの準備が不可欠です。ここでは、システムの選び方やトラブル対応マニュアルの整備など、運営のポイントを解説します。

操作が簡単なシステムを選ぶ

直感的に操作できるシステムを選びましょう。操作が複雑だと、株主が参加をためらったり、会議中に混乱が生じたりする可能性があります。

また、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末にも対応していることも、参加率向上のポイントです。

• シンプルで見やすい画面デザイン
• 操作手順が分かりやすく直感的
• 専門知識なしで簡単にログイン可能
• モバイル端末でも快適に利用できる

＞＞関連記事：動画配信システムのおすすめ9選！選び方のポイントも解説

トラブル時の対応マニュアルを整える

オンライン株主総会では、予期せぬトラブルが発生する可能性があります。事前に対応マニュアルを整備しておくと安心です。対応マニュアルには、以下のようなトラブルと対応手順を記載しましょう。

• 通信障害
• 音声・映像の乱れ
• システムエラー

マニュアルはスタッフ全員で共有し、トラブル発生時に迅速に対応できるように、リハーサルも実施しておきましょう。

法的・実務上の注意点（会社法・経産省ガイドライン対応）

オンライン株主総会を行うには、システムや運営の準備だけでなく、「会社法」や「経済産業省・法務省のガイドライン」に沿ったルール面の対応も欠かせません。
特に初めてオンライン開催をする企業にとっては、「法的にやってはいけないこと」や「必要な手続き」を見落とさないことが大切です。ここでは、押さえておきたいポイントを簡単に解説します。

定款の確認と見直しが必要

オンラインで株主総会を開くためには、会社の「定款」にその方法が書かれている必要があります。

• 例えば、「株主がオンラインで出席できる」「議決権をインターネットで行使できる」といった内容が定款にないと、正式な総会とは認められない可能性があります。
• 定款に書かれていない場合は、事前に株主総会で定款の変更を行う必要があります。

参加方法は事前にわかりやすく伝える

株主が安心して参加できるように、オンライン開催の方法や注意点は、事前にしっかり伝えることが大切です。

• 総会にアクセスするURLやパスワード
• 質問の仕方や議決権の行使方法
• トラブル時の問い合わせ先　など

「わかりにくくて参加できなかった」とならないように、案内文はなるべくシンプルで丁寧な言葉でまとめましょう。

「出席した」と見なされるには条件がある

会社法では、株主が「出席した」と見なされるには、ただ視聴するだけでは足りません。

• 株主がリアルタイムで意見を言える（質問できる）
• インターネットで議決権を行使できる

このように、実際にその場にいるのと同じくらいの参加体験があることが求められます。配信を見るだけの方式では、「出席」と認められないことがありますので注意が必要です。

すべての株主に公平な対応を

オンライン総会では、「ネットに不慣れな株主が不利にならないようにする」ことも重要です。

• 書面で議決権を行使できる方法も残しておく
• 高齢の株主にもわかりやすい案内やマニュアルを送る

などのやさしい配慮が求められます。 経産省や法務省も、「株主全員が平等に参加できるようにすること」を強く推奨しています。

株主総会のオンライ開催に関するよくある質問（FAQ）

ここでは、実際にオンライン株主総会を検討・実施する際によくある質問とその回答をまとめました。運営担当者が事前に準備・対応しておくことで、当日の混乱を防ぎ、スムーズな開催につながります。

Q：「株主の本人確認はどうする？」

A：専用のID・パスワード、株主番号、生年月日などを用いた認証が一般的です。

株主に対しては、事前に郵送や電子メールでログイン情報を提供します。近年では、証券会社との連携やワンタイムパスワード（OTP）の導入によってセキュリティ性を高める企業も増えています。 本人確認は、議決権行使の正当性を担保するための必須項目であり、ログイン履歴や行使履歴の記録保存も重要な対応事項です。

Q：「高齢の株主のサポート方法は？」

A：紙のマニュアル配布や電話窓口の設置が有効です。

ITに不慣れな株主のために、操作手順を図解付きでわかりやすく解説した案内資料を事前に郵送したり、サポート窓口を設けて電話での問い合わせを受け付けたりすることで、安心して参加できる環境を整えましょう。 また、従来どおりの郵送による議決権行使の選択肢を残すことも、多様な株主に配慮した対応として有効です。

Q：「議決権行使はオンラインで可能？」

A：はい、可能です。事前または当日のWEB上で行使する方法が一般的です。

多くの企業では、事前の議決権行使サイトや当日のライブ配信中に投票ができる機能を導入しています。参加株主の本人確認を踏まえた上で、行使結果は自動で集計され、透明性の高い議決が可能です。 ただし、当日の回線トラブルなどで議決権行使に支障が出た場合の取り扱いについては、事前に社内で方針を定め、株主にも通知しておくことが求められます。

オンライン配信代行はAirzにお任せください

Airzでは、企画立案からカメラやマイクなど機材の手配・セッティング、配信当日の運営オペレーション、視聴データのレポート作成までをワンストップで代行します。
オンラインセミナーやウェビナー、社内研修など多様なシーンに対応し、社内の負担を大幅に軽減しながら、高品質な配信を実現できるのが強みです。豊富な実績に裏付けされた技術力で、安心・安全なライブ配信を提供いたします。
ご検討の際はぜひお気軽にお問い合わせください。
株式会社Airz：
https://webinar.airz.co.jp/hybrid/