ハイブリッドイベントとは？開催事例や運営のポイントを解説
目次
ハイブリッド（ハイブリッド型）イベントとは
「ハイブリッドイベント」は現代のイベント運営において注目を浴びている形式です。多くの企業や団体が採用しているハイブリッドイベントについて、以下の3つの視点で解説します。・ハイブリッドイベントの概要
・対面とバーチャルの組み合わせ方
・ハイブリッドイベント開催方法
ハイブリッドイベントの概要
ハイブリッドイベントは実際の会場で行われるオフライン形式と、インターネットを介したバーチャル空間で行う形式を組み合わせたイベントです。参加者が物理的に会場に足を運ぶことが難しい場合でも、オンラインを通じてイベントに参加できる大きな利点があります。例えば、国際的な会議や展示会では、世界中からのゲストを迎え入れやすくなり、交通費や宿泊費の削減も可能です。
また、オンライン空間でのコンテンツは録画して後日視聴できるなど、後追いが可能であり、その結果イベントのリーチが飛躍的に広がります。
オフラインとオンラインの組み合わせ方
ハイブリッドイベントでオフラインとオンラインを組み合わせる方法には、下記のアプローチが考えられます。・オフラインで開催されるイベントをオンラインで中継する
・オンライン専用のセッションを設けて双方を独立させる
ハイブリッドイベントをオンラインで中継した場合、オフライン参加者もリアルタイムでセッションに参加し質問やコメントで対話が可能です。 オンライン専用のセッションを設けた場合は、双方が独立して活動しつつもそれぞれに対応したプログラムを通じて、交流の場を設定できます。 交流の場によってイベントが有するコミュニティ感を増強し、参加者全体の満足度を高めることが期待できます。
ハイブリッドイベント開催方法
ハイブリッドイベントを開催する際には、以下の点を考慮しましょう。・配信環境
・ユーザー体験の設計
・交流の場
参加者がどのようにイベントにアクセスし、参加するのかというユーザー体験(UX)の設計も重要です。
オフラインの参加者にはスムーズなチェックインや参加証の配付が求められる一方で、オンライン参加者には簡単にログインできて、ハイブリッドイベントの視聴や参加がしやすいインターフェースが必要です。
両者が互いに交流できるようなQ&Aセッションやプラットフォームの選定も、ハイブリッドイベントを成功させる上での鍵となります。
ハイブリッドイベントのメリット
ハイブリッドイベントには以下のメリットが考えられます。
・参加者数の増加
・ニーズに合わせた体験提供
・イベント中止リスクの低減
・データ分析が可能
オンラインとオフラインの両方でハイブリッドイベントに参加できるため、離れた場所からでも多くの人が参加できます。参加者数の大幅な増加が期待できます。
オフラインとオンラインの強みを活かせば、参加者のエンゲージメントを高められるでしょう。オフラインでの直接的なコミュニケーションや商品体験、オンラインでの気軽な参加など、参加者のニーズに合わせた体験をハイブリッドイベントでは提供可能です。
予期せぬ事態が発生したとしても、ハイブリッドイベント中止のリスクを軽減できる点もメリットです。オフラインが機能しなくてもオンラインでイベントの継続ができるため、中止が避けられます。
データ収集と分析が容易になる点もハイブリッドイベントの大きなメリットです。参加者の行動や反応をリアルタイムで把握し、詳細なデータ分析ができます。イベント後のフォローアップや今後の改善に活用できる貴重な情報を得られるでしょう。
ハイブリッドイベントのデメリット
メリットの多いハイブリッドイベントにもデメリットは存在します。主に以下のデメリットが考えられます。・イベント運営の複雑化
・通信環境に依存
・イベント運営費の増加
ハイブリッドイベントはオフラインとオンラインの両方の準備が必要となるため、双方の環境整備やオペレーションの管理が必要です。ハイブリッドイベントの運営には特別なノウハウが必要であるため、オンライン参加者にオフラインイベントの雰囲気を伝えるのは簡単ではないのです。
インターネット接続の品質によっては、映像や音声の乱れ、配信トラブルが発生するでしょう。ハイブリッドイベントの主催者側だけでなく、参加者側の環境にも左右されます。
イベント運営費の増加も無視できません。会場の確保に加えオンライン配信用の機材（モニター、音響機器、映像機器、照明）や配信システムの準備が必要となります。
ハイブリッドイベントのデメリットを軽減するには、専門知識を持つスタッフの確保や適切な予算計画、綿密な準備が不可欠です。
ハイブリッドイベントの企画のポイント
「ハイブリッド型イベント」は今やさまざまなイベントで取り入れられています。実際に成功に導くためには、以下の3つのポイントを抑えておくといいでしょう。
・インタラクティブなコンテンツの考え方
・参加者のエンゲージメントを高める工夫
・オンラインとオフラインの連携戦略
インタラクティブなコンテンツの考え方
ハイブリッドイベントを成功に導くには、参加者が能動的に関われるインタラクティブなコンテンツが重要です。ハイブリッドイベントのコンテンツを企画する際には、参加者がただ情報を受け取るのではなく、その場で体験することができる形式を検討することが大切です。質疑応答の時間を設けたり、アンケートやクイズを取り入れたりすれば、オンライン・オフラインに関係なく全参加者がイベントに参加している感覚を持てるでしょう。
インタラクティブなコンテンツを作る際には、技術的な準備も必要です。リアルタイムでの交流には安定した通信環境や、操作が直観的でわかりやすいオンラインツールが求められます。ハイブリッドイベントの参加者にストレスなく参加してもらえるよう、事前のテスト運用にも力を入れておく必要があります。
参加者のエンゲージメントを高める工夫
ハイブリッドイベントの参加者のエンゲージメントを高めてイベントを成功させるには、事前のコミュニケーションの強化やイベント中のモチベーション維持が鍵となります。イベント前に、参加者同士の交流やネットワーキングの機会を提供し、イベント当日への期待感を高めましょう。SNSやイベント専用のアプリを利用して、参加者の間で意見を共有できるプラットフォームを設けることも効果的です。
ハイブリッドイベント中はMCや進行役が場の空気を読み、参加者の声を取り入れたり、活気づけたりする役割を果たすことも大切です。オンライン参加者が取り残されないように、画面を通して感じられるエンターテインメント要素をプログラムに織り交ぜ、全員が一体となってイベントを楽しめる工夫を凝らすことが求められるでしょう。
オンラインとオフラインの連携戦略
オンラインとオフラインの連携は、ハイブリッドイベントを成功させる上で非常に重要です。ハイブリッドイベントの企画段階から両方のメリットを活かせるような内容を盛り込みつつ、互いに補完しあうことを目指す必要があります。
オフラインイベントで生まれる生の反応や熱気をオンラインに伝える工夫や、オンラインならではの多様な視点や意見をオフラインの会場に取り入れる独創的な提案が求められます。オフラインの参加者が見たセッションをオンラインの参加者がリアルタイムで視聴するだけでなく、その逆もまた実現するのもいいでしょう。双方向のコミュニケーションが促進され、ハイブリッドイベントの一体感を生み出します。
オフラインのイベント会場からオンライン参加者へ向けてのライブ配信を行うことで、場所にとらわれずに全参加者が同じ経験を共有できるでしょう。
ハイブリッドイベントの技術的準備と必要なツール
事前準備とツールの確認はハイブリッドイベントの成功の鍵です。以下の3つの視点で解説します。
・必要な配信技術の概要
・Zoom等のオンラインツール活用法
・生配信で注意すべきポイント
必要な配信技術の概要
ハイブリッドイベントにおいて、配信技術は重要な要素です。配信に使用するカメラの解像度や音響設備の品質を確認しましょう。配信する映像をエンコードするためのハードウェアやソフトウェアを選び、配信サーバーへのアップロード速度と安定性も確保しなければなりません。 参加者がイベントを快適に視聴できるよう、ストリームの解像度やビットレートの調整も行いましょう。配信技術を選定しテストを重ねることにより、リアルタイムでスムーズなイベント体験を提供できます。
Zoom等のオンラインツール活用法
Zoom等のオンラインツールを活用すれば、ハイブリッドイベントでオンライン参加者とのコミュニケーションをスムーズに実施可能です。Zoomの会議室の設定を適切に行い、参加者の入室管理や画面共有、チャット機能などを理解しておきましょう。ウェビナー機能を活用すれば大規模なハイブリッドイベントも手軽に実施できます。ツールの使い方を事前にマスターし、スムーズなオンラインコミュニケーションを実現しましょう。
生配信で注意すべきポイント
イベントを配信する際に注意すべきポイントがいくつかあります。
最も重要なポイントは、配信中にトラブルが発生した場合にスムーズに対応できる体制を整える点です。配信ミスや設備の故障に備えたバックアップシステムを用意したり、進行上のトラブルを解決できるスタッフを配備したりするといいでしょう。オンライン参加者からのフィードバックをリアルタイムで受け取れるようにし、臨機応変な対応も必要です。品質の高い生配信を実現するために細心の注意を払いましょう。
ハイブリッド型のイベントは機材やツールの調達から運営まで注意すべき点が多くあります。安全安心な配信を確実に行うのであれば、代行業社に依頼するといいでしょう。
ライブ配信・ハイブリッド配信代行業者や配信サポート業者の選び方のポイントを解説
ハイブリッドイベントのオンライン参加者への配慮
ハイブリッドイベントを成功させるには、対面で顔を合わせられないオフライン参加者への配慮が重要です。どのような配慮が必要か、以下の3つの視点でまとめます。
・バーチャル環境での参加体験の向上
・オンライン環境特有のエンゲージメント手法
・ウェビナー形式の活用例
バーチャル環境での参加体験の向上
ハイブリッド型イベントにてオンライン参加者は、画面を通して各プログラムに参加します。操作の簡便性を考慮したユーザーインターフェースが用意できれば、ストレスを感じることなくイベントに没入できるでしょう。 環境音の管理や視覚的な工夫も大切です。バーチャル背景を活用してハイブリッドイベントの雰囲気を演出したり、視覚的にも参加者を引きつける配信コンテンツを用意したりするのがポイントです。バーチャル空間内でネットワーキングの機会を提供できれば、イベント参加者同士の交流を促し現実世界に近い体験を提供することができます。
オンライン環境特有のエンゲージメント手法
オンライン環境でのエンゲージメントには、イベント参加者の注意を引きつけ関わりを深めるか方法が重要です。リアルタイムのアンケートやQ&Aセッションを取り入れれば、参加者の声を直接イベントに反映させられます。ゲームやクイズを導入して、楽しみながら学べる機会を提供するのも効果的です。 オンラインツールを利用して、ブレイクアウトセッションやワークショップを行えば、小グループでの深い議論や交流を促せるでしょう。工夫次第でオンラインでも充実したイベント体験を提供できるのです。
ウェビナー形式の活用例
ウェビナー形式は、オンラインでセミナーやワークショップを行うための方法であり、ハイブリッド型イベントでもよく用いられます。ウェビナーのメリットは、全世界からアクセスできるため離れた地域の参加者をつなげられる点にあります。 ウェブカメラを通じてのディスカッションや、画面共有機能を使ったライブプレゼンテーションなどを活用すれば、インタラクティブなウェビナーも実現可能です。多言語対応の字幕や同時通訳サービスを提供すれば、言語の壁を乗り越え幅広い参加者にサービス提供できます。
ハイブリッドイベント成功のためのヒント
ハイブリッドイベントを成功させるには、以下の3つのヒントを参考にするといいでしょう。
・成功事例に学ぶ運営のコツ
・エンゲージメントを生む登壇者の選び方
・ハイブリッドイベントでのマーケティング戦略
成功事例に学ぶ運営のコツ
ハイブリッドイベントを成功させるには運営面での工夫が不可欠です。成功事例を参考にしながら、プログラムの構成や事前準備を検討しましょう。 イベント時にリアルタイムでの反応が得られるような仕掛けをおすすめします。ライブQ&Aセッションを設けたり、投票やアンケートを活用するといった方法があります。オンラインとオフラインの両方の参加者が同じようにイベントを楽しめるようなコンテンツ配分も重要です。スタッフの連携を密にして、技術的なトラブル対応をスムーズに対応できる体制も整えます。 このような運営上の細かな配慮が、結果としてイベントの質を高め参加者の満足度を向上させるのです。
エンゲージメントを生む登壇者の選び方
参加者の心を引きつけるハイブリッドイベントを開催するには、魅力的な登壇者の選定が欠かせません。登壇者はイベントの看板として参加者を惹きつける存在であるため、その分野の専門知識を持つだけでなく、話し方やプレゼンスキルがあり、観客を魅了できる人物を選びましょう。オンライン参加者にも届くような、わかりやすく、かつエンターテイメント性の高いプレゼンテーションを行える人が理想的です。 事前に登壇者と十分な打ち合わせを行って、イベントの目的やターゲットに合わせた内容を共有することも大切です。こうした事前の準備が、イベント当日のスムーズな進行とハイレベルなエンゲージメントを実現する鍵となります。
ハイブリッドイベントでのマーケティング戦略
ハイブリッドイベントを商業的にも成功させるには、効果的なマーケティング戦略が不可欠です。オンラインとオフラインのデータを活用して市場分析を行い、SNSやメールマーケティングによる周知活動の実施が重要です。 参加者の体験を最大限に活かしイベント後のフォローアップを行えば、リピーター獲得にもつながります。イベント中に収集されたフィードバックやデータを基に、次回のイベントの改善につなげる必要もあります。マーケティング戦略を活用すれば、ハイブリッドイベントを長期的なブランド戦略の一環として成立させることができるでしょう。
Airzのハイブリッドイベント成功事例
Airzは国土交通省や厚生労働省などの官公庁や国際機関、大手上場企業など、300回以上の配信支援を行ってきた実績があります。
シミック株式会社
イベント：共催ハイブリッドイベント
参加者：会場20名、オンライン70名
販売促進を目的とした共催ハイブリッドイベントの配信運営。映像合成の技術を活用し、オンライン視聴者に向けてロゴや資料などを1画面で簡潔に表示。
株式会社ベネッセコーポレーション
イベント：オンラインイベント
参加者：会場20名、オンライン200名
全国探求コンテストのイベント配信運営。約半年間の準備を伴走し、ジングルや効果音など盛り上げる演出などを入念に行って参加者満足度98.5％を実現。
ハイブリッドイベントの配信代行業者をお探しなら
安全安心な配信を心がけたい、自社ではリソースが足りないという方は、配信代行業者に依頼するのもおすすめです。 Airz Hybrid（エアーズ ハイブリッド）では、オンライン配信からハイブリッド配信実施における企画からフォローまで一気通貫でサポートしているので、疑問や課題があれば、些細なことでもお気軽にご相談ください！
ハイブリッド配信のAirz：
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