【お客様の声】スタートアップミーティングのハイブリッド配信｜（公財） パブリックヘルスリサーチセンター様
更新日
この度弊社の配信サービスをご利用いただいた、公益財団法人パブリックヘルスリサーチセンターのご担当者様に、 「サポートご依頼の背景」や「外注を選んだ決め手」についてお話を伺いました。
ハイブリッド形式のイベントをご検討中の企業様にとって、運営のヒントや代行業者活用の参考になる内容となっております。ぜひご覧ください。
こんな課題をお持ちの方必見です！
✔️配信業務は一任したい
✔️トラブル発生時のリスクを最小化したい
✔️自社だけでの管理では現地会場とオンラインの同時進行が難しい
画像引用元：https://www.phrf.jp/
公益財団法人パブリックヘルスリサーチセンター(所在地：東京都新宿区）は、ストレスと生命医科学に関する研究を進め、その知見を活かして国民の健康維持・向上に役立てることを目指している法人です。 今回は、当法人のがん臨床研究のスタートアップミーティングのハイブリッド形式での配信を、Airzが担当させていただきました。
ハイブリッド形式のイベントをご検討中の企業様にとって、運営のヒントや代行業者活用の参考になる内容となっております。ぜひご覧ください。
こんな課題をお持ちの方必見です！
✔️配信業務は一任したい
✔️トラブル発生時のリスクを最小化したい
✔️自社だけでの管理では現地会場とオンラインの同時進行が難しい
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公益財団法人パブリックヘルスリサーチセンターとは？
画像引用元：https://www.phrf.jp/公益財団法人パブリックヘルスリサーチセンター(所在地：東京都新宿区）は、ストレスと生命医科学に関する研究を進め、その知見を活かして国民の健康維持・向上に役立てることを目指している法人です。 今回は、当法人のがん臨床研究のスタートアップミーティングのハイブリッド形式での配信を、Airzが担当させていただきました。
「外部会場」と「Teams」という二重の壁
まずは今回の配信を外注しようと思われた背景を教えてください。
これまではWeb会議中心のオンライン開催で、内製でもなんとか対応できていたんです。ですが今回はホテルでのハイブリッド形式。加えて、組織内での会議ツールがZoomからTeamsに変更になったばかりで、ツール自体の操作も不慣れでした。この二つが同時に来たことで「これは私たちだけでは難しい」と判断し外注を検討し始めました。
環境が異なると急に難易度があがりますよね。仮に組織内でやるとしたらの一番の不安要素は何でしたでしょうか？
一番は当日のトラブル対応です。会場では登壇者から「この映像を流したい」「音声を切り換えてほしい」など突然の要望が出ることもあります。その一方で、オンライン参加者の接続トラブルも起こりうる。私たちスタッフだけで、現場対応と配信オペレーションを両立するのは、かなり厳しいなと。
多方面のトラブルを想定しないといけないですもんね。
はい。イレギュラーが発生した際、私たちには対応できる人的リソースも技術的な知識もない。もし私たちだけでやっていたら、「配信が途切れないか」「トラブルなく最後まで終えられるか」という技術の心配ばかりで頭がいっぱいになっており、会議に集中できず参加者への対応も疎かになっていたと思います。
Teamsでの支援実績と官公庁支援の信頼
数ある配信会社の中から、最終的にAirzを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？
大きく2つあります。
1つ目は、Teams配信に対応できる業者さんがなかなか見つからなかったこと。Zoomであれば対応いただける会社は多いのですが、Teamsとなるとなかなか。そんな時に検索で見つけたのがAirzさんのサイトです。Teamsでの開催実績があると知り、まず安心感を覚えました。
1つ目は、Teams配信に対応できる業者さんがなかなか見つからなかったこと。Zoomであれば対応いただける会社は多いのですが、Teamsとなるとなかなか。そんな時に検索で見つけたのがAirzさんのサイトです。Teamsでの開催実績があると知り、まず安心感を覚えました。
見つけていただきありがとうございます!!
そして2つ目は安心感と実績です。Airzさんは官公庁との取引実績があると知り、「官公庁の審査を通っているなら間違いないだろう」と感じました。HPの作りも専門的で、技術に精通した方が多い印象を受け、「しっかりした会社だな」と感じたのが大きかったですね。
HP読み込んでいただけて嬉しいです！ちなみに、金額面ではいかがでしたか？
サービス内容が具体的で、見積もりも明確でした。提供されるサポートの幅と、私たちがコア業務に集中できる時間的・精神的なメリットを考慮すると、金額は十分に妥当だと判断できました。また、問い合わせ後のレスポンスが非常に早かったことも助かりました。
おまかせできた安心感
準備期間で特に印象に残っていることはありますか？
とにかく丸投げできたことです（笑）。特にホテル側との調整をすべてお任せできたのは、精神的な負担が軽くなりました。
また事前下見に同行しなくてもよかったのも大変助かりました。ホテル側の設備やネットワーク構成など、私たちにはわからない専門的な部分もすべてAirzさんだけで確認し、最適な機材やレイアウトを提案してくださいました。その結果、私たちは会議の運営や参加者対応というコア業務に専念でき、結果としてより質の高いミーティング運営に繋がったと感じています。
また事前下見に同行しなくてもよかったのも大変助かりました。ホテル側の設備やネットワーク構成など、私たちにはわからない専門的な部分もすべてAirzさんだけで確認し、最適な機材やレイアウトを提案してくださいました。その結果、私たちは会議の運営や参加者対応というコア業務に専念でき、結果としてより質の高いミーティング運営に繋がったと感じています。
コミュニケーション面はいかがでしたでしょうか？
基本メールでのやりとりでしたが、滞りもなく進めやすかったです。当日の流れや登壇者が直前に変わったり、こちらからの伝達が不十分な場面もあったと思うのですが、高玉さん（Airz担当者）がこちらの意図を汲み取りながら柔軟に対応してくれたので助かりました。
当日の運営に集中できたのですね！
はい。スタッフ全員が「今日は配信やカメラの心配をしなくていい」と思えたのは大きかったです。
そして当日。対応力とホスピタリティで会を成功に
当日はトラブルもなくスムーズだったと伺っていますが、特に「期待を大きく上回った」と感じたポイントは何でしょう？
やはり予定外の事象に対する柔軟な対応力と人柄ですね。
実は、本番では想定外のことがいくつか起こっていました。最もヒヤッとしたのは、演台で発表予定の方が会場に設置された質問者用マイクで話し始めた時です。
実は、本番では想定外のことがいくつか起こっていました。最もヒヤッとしたのは、演台で発表予定の方が会場に設置された質問者用マイクで話し始めた時です。
それは現場としては焦りますね！
はい。ただ高玉さんは、慌てることなく状況を把握し即座に対応してくれました。他にも細かい変更点がありましたが、嫌な顔を一つせず、「大丈夫です」と即座に対応してくださったんです。主催者としては、急な変更をお願いすることに気が引けますが、その精神的負担を一切感じさせない対応が本当にありがたかったです。おかげで会議の進行も止めずに済みました。
加えてですが、参加者からのクレームもゼロでした。これも配信が円滑だった証拠だと思います。
無理に内製しなくていい
最後に、Teams配信やイベントのハイブリッド開催で悩んでいる企業のご担当者様へメッセージをお願いします。
私たちのように「人手がなくて、会議の内容に集中したい」時には、無理に内製するよりも、外部に委託した方が、結果的にコア業務に集中できより良い結果につながると思います。
Airzさんには、技術的なサポートだけでなく、安心感という価値も提供していただき感謝しております。ありがとうございました。
Airzさんには、技術的なサポートだけでなく、安心感という価値も提供していただき感謝しております。ありがとうございました。
ご満足いただけて大変嬉しく思います。ありがとうございました。
安心して“伝える”ことに集中できる環境を
セミナーや会議の現場では、「確実に伝える」ことがとても重要。
Airzは、そんな現場を支える「パートナー」として、これからも主催者が本来の目的に集中できる環境づくりをサポートしていきます。
イベントでの配信をお考えの方は、お気軽にご相談ください。
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