【お客様の声】セミナー・講演会のハイブリッド配信｜一般社団法人 日本医療的ケア看護職員支援協会 様

この度弊社の配信サービスをご利用いただいた、一般社団法人 日本医療的ケア看護職員支援協会のイベントご担当者様に、 「サポートご依頼の背景」や「外注を選んだ決め手」についてお話を伺いました。
ハイブリッド形式のイベントをご検討中の企業様にとって、運営のヒントや代行業者活用の参考になる内容となっております。ぜひご覧ください。

▶ 前回/今回のイベント運営の比較

 

一般社団法人日本医療的ケア看護職員支援協会とは？

画像引用元：https://www.kangoikea.or.jp/
一般社団法人日本医療的ケア看護職員支援協会（所在地：東京都千代田区）は、2023年に設立された団体です。医療的ケアを必要とする子どもや家族が安心して地域で暮らせる社会の実現をめざし、看護職員の育成や支援体制づくり、研修や交流の推進など幅広い活動を行っています。

今回は、ハイブリッド形式で開催された当協会の第二回大会を、Airzがサポートさせていただきました。

自社運営の限界を感じ外注へ

── なぜ今回、配信を外注しようと考えたのですか？

昨年は同規模の研修会を自社スタッフだけで運営しました。しかし会場運営とオンライン配信を同時進行するのは非常に大変で、運営側の負担が大きすぎました。
特にトラブル発生時のリスクを最小化するためには、専門の方に任せる必要があると強く感じました。今年は資金調達もでき、外部に依頼できる体制が整ったことも大きな理由です。

── 具体的にはどのような課題があったのでしょうか？

自社HPでチケット販売を行ったところ、事前通知メールのエラーが多発し、当日は参加者からの問い合わせ電話やメールが殺到。運営と配信をしながら同時に対応せざるを得ず、現場は混乱しました。 また、配信のクオリティも十分とは言えませんでした。登壇者が自ら画面操作を担ったため切替がスムーズにいかず、ポータブルマイクの音割れやPCフリーズといった機材トラブルも発生。スライドにはポインターの残像が残り、録画編集でも不自然になってしまうなど、参加者に「見づらさ」を感じさせてしまいました。
こうした経験から「やはり配信はプロに任せるべきだ」と痛感したのです。

対応のはやさと圧倒的な安心感

── 数ある配信サポート会社の中から、最終的にAirzを選ばれた理由を教えてください。

いくつかの会社を比較しましたが、Airzは問い合わせ後の対応がとても早く、オンライン面談でもこちらが知りたいことに的確に答えてくれました。料金も他社と比べてリーズナブルでありながら、アドバイスや提案が非常に丁寧だった点が決め手です。さらに、下請け会社さんに任せるのではなく、自社チームで一貫して対応してくれる点も大きな安心材料になりました。

準備段階から安心のサポート体制

──  準備段階でのサポート体制について、どのように感じられましたか？

会場下見に同行いただき、機材やレイアウトの相談に乗ってもらえたのは大変心強かったです。参加申込者からの問い合わせについても、すぐに情報を共有していただけて、コミュニケーションは常に円滑でした。 Peatixでのチケット管理や共有方法など、些細なことでも丁寧に教えていただき、とても勉強になりました。

── トラブル対応への安心感もありましたか？

配信自体に大きなトラブルはありませんでしたが、配信外での想定外の事態にも柔軟に対応していただきました。たとえば、申込期限を過ぎても参加希望者がいた際にはPeatixを一時的に再開してくれたり、当日の参加者を事後振込で受け入れてくれたりと、運営側では対応が難しい部分をサポートしていただけました。 また、事前見積で入っていたマイクの代わりに会場マイクを借りることにした際は、不要になったオプション費用をきちんと調整してくださり、細かな配慮も印象的でした。

── 実際の配信はどうでしたか？

-当日の配信風景

  昨年とは比べ物にならないほど映像・音声のクオリティが高く、オンライン参加者から「ストレスなく視聴できた」という声を多数いただきました。カメラ切替も自然で、まるで録画映像を見ているかのようにスムーズ。配信をお任せできたことで、私たちは会場運営に集中でき、全体の進行が格段に楽になりました。
アンケートでも「見づらかった」「聞き取りにくかった」といった不満はほとんどなく、参加者満足度の高さを実感でき、「プロに任せてよかった」と感じました！何よりも、担当者が最初から最後まで一貫して対応してくれた安心感は大きく、来年もまたぜひお願いしたいと考えています。