オンライン配信カンファレンス成功ガイド｜開催方法・ツール・ポイントまで徹底解説
近年、オンラインカンファレンス市場は急速に成長しています。働き方改革やリモートワーク、さらに世界的なパンデミックによるデジタルシフトといった変化の中で、オンライン配信は物理的な制約を超えて多くの参加者にリーチする重要な手段として注目を集めています。
本記事では、オンライン配信カンファレンスを成功に導くための準備・配信ツールの選び方・代行会社の活用法まで、具体的に解説します。
引用元：Canva
オンラインカンファレンスとは、インターネットを通じて開催される会議やセミナー、講演会などの総称です。従来の対面型イベントとは異なり、会場に集まる必要がなく、自宅や職場などから参加できるのが特徴です。 参加形式はさまざまで、講演を一方向的に配信する「ウェビナー」や、質疑応答やチャットなどを活用した「双方向型イベント」、仮想空間を活用する「バーチャルイベント型」などがあります。 さらに近年では、オンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッドカンファレンスも増えており、参加者が自分のスタイルに合わせて柔軟に参加できる形態として注目されています。
引用元：Canva
オンラインカンファレンスには「ウェビナー」「双方向型イベント」「バーチャルイベント型」など様々な形式があります。それぞれ特徴や目的が異なるため、目的や参加者規模に最適な形式を選ぶことでイベントの効果を最大限に引き出せます。
引用元：Canva
オンラインカンファレンスは、開催コストの削減、場所や人数の制約を受けない柔軟性など、従来型イベントにはない多くの利点があります。
予算が限られている場合でも質の高いイベントを開催しやすくなります。
引用元：Canva
オンラインカンファレンスを成功させるには、明確な企画立案、適切な配信ツールの選定、機材準備や告知活動が必要です。開催前から開催後までの一連の流れを把握しておきましょう。
それぞれのツールの特性を理解し、参加者が快適に視聴できる環境を整えましょう。
引用元：Canva
オンラインカンファレンスに適した配信ツール選びは、イベントの成功を左右します。配信規模や搭載機能、セキュリティの有無など、多角的な視点から基準を明確にしておくことが重要です。参加者が快適かつ安全に視聴できる環境を整えることが、円滑な運営の鍵となります。
また、小規模のセッションやグループワークを重視する場合は、双方向コミュニケーションに強いツールを選ぶことが重要です。
参加者との交流を活発にしたい場合は、リアルタイムアンケートやグループディスカッション機能が充実したツールを利用すると効果的です。
引用元：Canva
オンラインカンファレンスを成功させるには、企画や内容だけでなく、安定した配信環境の確保が欠かせません。しかし、機材の準備や配信システムの運用、トラブル対応までを自社で担うのは負担が大きいのも事実です。そこで頼りになるのが、専門の配信代行会社です。プロに任せることで、技術的なトラブルや視聴者とのコミュニケーションの取りづらさといった課題を解消し、主催者はコンテンツ作りや参加者対応に集中できます。ここではおすすめの配信代行会社を5つ紹介します。
https://webinar.airz.co.jp
【特徴】
株式会社Airzでは、企画から集客、配信、アーカイブ、分析まで支援するサービス「Airz Hybrid」を提供しています。
同社の強みは、企画から運営までウェビナー業務のすべてをトータルでサポートできる点です。そのため、参加者への告知・集客、配信後のアンケート作成など、より優先度の高いタスクに注力できます。
https://www.kartz.co.jp/
【特徴】
映像配信に強みを持つ株式会社カーツメディアワークス。同社では、オンライン記者会見サービスを提供しています。台本作成からリリース配信、参加メディア管理など、ライブ配信に必要な全ての業務をトータルでサポート。
さらに、東京都・福岡県・愛知県・北海道など、全国11か所に提携ライブ配信スタジオを完備しています。
https://www.pr-today.net/
【特徴】
PR TODAYは、総合PR会社の共同ピーアール株式会社が開発したサブスクリプション（定額）型PRプラットフォームです。オンライン会見の準備から配信までワンストップでサポートし、広報担当者の負担を軽減。
報道関係者向け特設サイトにて、プレスリリースや資料、関連動画を事前提供し、ライブ配信の告知を行うことも可能です。
http://online-kaiken.jp/
【特徴】
デジタル戦略PRに強みを持つアウル株式会社が提供するのは、オンライン記者会見サービス「ONLINE KAIKEN」です。
会場手配から、記者への案内状配信、ライブ配信運営、映像編集まで一括して運営できる体制が整っています。「配信が途切れないか」「質疑応答はどうするのか」といった広報担当者の不安を、プロのノウハウで解決します。
オンラインカンファレンスは、企業の情報発信・ブランド強化・販路拡大などにおいて大きな可能性を秘めた手段です。しかし、その成功には入念な準備や的確な技術サポートが欠かせません。
Airzでは、数多くの実績に裏打ちされたノウハウと、配信に特化したプロフェッショナルチームが、企画から運営までをトータルでサポート。はじめてオンライン配信に挑戦する企業様でも、安心してお任せいただける体制を整えています。
目的や規模に応じた最適な配信設計を行い、視聴者にとっても運営側にとってもストレスのない、質の高いオンラインイベントを実現します。配信に関するお悩みやご相談があれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
株式会社Airz：https://webinar.airz.co.jp/hybrid/
Table of Contents
オンラインカンファレンスとは？
引用元：Canva
オンラインカンファレンスとは、インターネットを通じて開催される会議やセミナー、講演会などの総称です。従来の対面型イベントとは異なり、会場に集まる必要がなく、自宅や職場などから参加できるのが特徴です。 参加形式はさまざまで、講演を一方向的に配信する「ウェビナー」や、質疑応答やチャットなどを活用した「双方向型イベント」、仮想空間を活用する「バーチャルイベント型」などがあります。 さらに近年では、オンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッドカンファレンスも増えており、参加者が自分のスタイルに合わせて柔軟に参加できる形態として注目されています。
オンラインカンファレンスの種類
引用元：Canva
オンラインカンファレンスには「ウェビナー」「双方向型イベント」「バーチャルイベント型」など様々な形式があります。それぞれ特徴や目的が異なるため、目的や参加者規模に最適な形式を選ぶことでイベントの効果を最大限に引き出せます。
ウェビナー
ウェビナーとは、講演者がオンライン上でプレゼンテーションを行い、多くの参加者がそれを視聴する形式です。参加者は基本的に視聴に専念し、チャットや質疑応答機能を通じて講演者に質問することが可能です。企業説明会・製品紹介・教育セミナーなど幅広く利用され、リアルタイムだけでなく録画を通じたオンデマンド視聴も一般的です。双方向型イベント
双方向型イベントとは、参加者と主催者がリアルタイムでコミュニケーションを取りながら進行する形式です。ウェビナーのように一方向で情報を発信するだけでなく、チャット・投票・ブレイクアウトセッション・リアルタイムQ&Aなどを通じて、参加者の意見や質問を反映させながら進行できるのが特徴です。バーチャルイベント型
バーチャルイベント型とは、専用のバーチャル空間を活用して、展示会や交流会などをオンラインで再現する形式です。3D空間や仮想ブースを設けて参加者が自由に回遊できるようにすることで、リアルなイベントに近い感覚を提供します。企業展示会・製品発表会・採用イベントなど、多様な用途に使われています。オンラインカンファレンスのメリット
引用元：Canva
オンラインカンファレンスは、開催コストの削減、場所や人数の制約を受けない柔軟性など、従来型イベントにはない多くの利点があります。
開催コストを削減できる
オンラインでカンファレンスを開催する最大のメリットは、開催にかかる費用を大幅に削減できることです。従来のように、会場のレンタル代・スタッフの人件費・参加者の交通費や宿泊費などが不要になり、主催者と参加者双方の経済的負担が軽減されます。予算が限られている場合でも質の高いイベントを開催しやすくなります。
環境負荷の軽減
オンライン開催では参加者が物理的に移動する必要がないため、交通手段の利用に伴う二酸化炭素の排出量や資源消費を削減できます。 大規模な会場設営や紙媒体の配布物を減らすことで、環境への負荷が大幅に軽減されます。近年は企業の環境配慮に対する関心が高まっているため、オンライン開催は企業イメージの向上にも繋がるでしょう。時間効率の向上と柔軟な参加環境
オンライン配信カンファレンスでは、移動時間や待ち時間が省略されるため、参加者はより効率的にイベントに参加できます。 複数のセッションが並行して行われる場合でも、自分が興味のあるセッションだけを選択して視聴できる柔軟さがあります。さらに録画配信により、必要な情報を後でゆっくりと視聴でき、利便性も高まります。データの可視化と分析によるイベント改善
オンライン配信では、視聴時間や視聴者の興味関心、離脱タイミングなどの詳細な行動データを取得できます。これにより、どのセッションが人気だったのか、どこで参加者が離脱したのかなどを可視化でき、次回以降のイベント改善やマーケティング施策の最適化に役立ちます。オンデマンド配信により、視聴率や再生数の分析も可能です。グローバルな参加者の増加
オンライン配信の最大の特徴の一つが、世界中から参加者を呼び込める点です。物理的な距離や地域的制約がなくなるため、従来なら参加が難しかった海外からの参加者や、地方在住の専門家も気軽にイベントに参加可能になります。 イベントの内容がより多様で質が高まり、国際的な知識交流やネットワーキング機会が拡大します。オンラインカンファレンスのデメリット
オンラインカンファレンスは移動の手間がなく、気軽に参加できる一方で、リアルな場とは異なる課題もあります。ここでは、多くの人が直面する3つのデメリットについて詳しく解説します。対面のようなコミュニケーションが取りづらい
オンラインでは表情や空気感、タイミングといった非言語的な情報が伝わりにくく、参加者同士の距離感を感じやすくなります。例えば、発言のタイミングがかぶったり、相手のちょっとした反応が読み取りづらかったりするため、議論が盛り上がりにくくなるケースも少なくありません。ネットワーキングの機会も減り、雑談や名刺交換など自然な交流が生まれにくいのが実情です。集中力が続きにくい
自宅やオフィスから参加できる反面、日常の雑音や業務連絡、家族の声など、集中を妨げる要素が多くなりがちです。さらに、長時間画面を見続けることで「Zoom疲れ」「画面酔い」といった身体的・精神的な負担も生じます。リアルの場と比べて緊張感が薄れやすいため、注意力が散漫になり、講演の内容が頭に入りにくくなる参加者も少なくありません。技術的トラブルのリスクがある
インターネット環境や使用デバイスの性能に依存するため、回線の不安定さやソフトウェアの不具合といったトラブルが起こる可能性があります。音声が途切れたり、画面がフリーズしたりすることで、スムーズな進行が妨げられることも。特に講演者側が技術的な問題に見舞われた場合、参加者全体の満足度に直結するため、オンライン開催における運営側の負担も大きくなります。オンラインカンファレンス開催方法と流れ
引用元：Canva
オンラインカンファレンスを成功させるには、明確な企画立案、適切な配信ツールの選定、機材準備や告知活動が必要です。開催前から開催後までの一連の流れを把握しておきましょう。
イベント企画・計画立案
イベントのテーマや目的を明確に定め、ターゲット層を絞り込むことが重要です。具体的な内容を決定し、講演者やパネリストを調整します。オンラインならではの参加型コンテンツを企画することで、参加者の関心やエンゲージメントを高めることができます。適切な配信プラットフォーム選定
イベント規模や予算に応じて、適切な配信プラットフォームを選ぶ必要があります。- 大規模なイベント：YouTubeライブやVimeo
- 小規模な交流型イベント：ZoomやTeams
それぞれのツールの特性を理解し、参加者が快適に視聴できる環境を整えましょう。
配信機材と設備の準備
安定したオンライン配信を行うためには、高品質な映像・音声機材が必要です。カメラやマイク、照明機材の他に、高速かつ安定したインターネット環境を確保することも重要です。事前に十分なテストを行い、トラブルを未然に防ぎましょう。プロモーション・集客
SNSやメールマガジン、公式サイトなど複数のチャネルを活用し、イベント情報を積極的に発信します。告知とあわせて、事前登録やリマインドメールの配信も効果的です。開催日が近づくほどに認知を高める工夫を施すことで、参加率の向上が見込めます。オンラインカンファレンスにおすすめな配信ツールの選び方
引用元：Canva
オンラインカンファレンスに適した配信ツール選びは、イベントの成功を左右します。配信規模や搭載機能、セキュリティの有無など、多角的な視点から基準を明確にしておくことが重要です。参加者が快適かつ安全に視聴できる環境を整えることが、円滑な運営の鍵となります。
配信規模に合ったツールを選ぶ
オンラインカンファレンスの規模によって適した配信ツールは異なります。参加者が数百人規模であればZoomやMicrosoft Teamsなどが適していますが、数千人以上の大規模配信であればYouTubeライブやVimeoといったストリーミング配信が安定しています。また、小規模のセッションやグループワークを重視する場合は、双方向コミュニケーションに強いツールを選ぶことが重要です。
必要な機能で選ぶ
配信ツールにはチャット機能、投票機能、質疑応答（Q&A）機能、録画・オンデマンド配信、同時通訳対応などさまざまな機能があります。オンラインカンファレンスの目的に合わせて、必要な機能を備えたツールを選定しましょう。参加者との交流を活発にしたい場合は、リアルタイムアンケートやグループディスカッション機能が充実したツールを利用すると効果的です。
安定性とセキュリティを確認する
オンラインイベントで最も避けたいのは配信の中断や情報漏洩です。ツールを選ぶ際は配信の安定性やセキュリティ性能をしっかりと確認しましょう。配信プラットフォームのサーバーの安定性や過去の障害発生頻度、データ保護、プライバシーポリシーの透明性などを確認し、安心して運営できるツールを選ぶことが大切です。オンラインカンファレンスにおすすめな配信代行会社5選
引用元：Canva
オンラインカンファレンスを成功させるには、企画や内容だけでなく、安定した配信環境の確保が欠かせません。しかし、機材の準備や配信システムの運用、トラブル対応までを自社で担うのは負担が大きいのも事実です。そこで頼りになるのが、専門の配信代行会社です。プロに任せることで、技術的なトラブルや視聴者とのコミュニケーションの取りづらさといった課題を解消し、主催者はコンテンツ作りや参加者対応に集中できます。ここではおすすめの配信代行会社を5つ紹介します。
株式会社Airz
https://webinar.airz.co.jp
【特徴】
- 企画から運営までワンストップでサポート
- 国際機関や省庁、東証プライム上場企業など豊富な実績
- Zoom・ Webex・Youtube・Teamsなど全ての配信ツールに対応
株式会社Airzでは、企画から集客、配信、アーカイブ、分析まで支援するサービス「Airz Hybrid」を提供しています。
同社の強みは、企画から運営までウェビナー業務のすべてをトータルでサポートできる点です。そのため、参加者への告知・集客、配信後のアンケート作成など、より優先度の高いタスクに注力できます。
| 住所 | 〒106-0044 東京都港区東麻布3-8-2 麻布マルカビル4F |
| 設立 | 2019年8月 |
| URL | https://webinar.airz.co.jp |
カーツメディアワークス
https://www.kartz.co.jp/
【特徴】
- 全国11拠点のライブ配信スタジオを完備
- 15年以上の映像配信実績を持つプロチームが配信を代行
- PR活動から当日運営、フォローまでオンライン会見を一括サポート
映像配信に強みを持つ株式会社カーツメディアワークス。同社では、オンライン記者会見サービスを提供しています。台本作成からリリース配信、参加メディア管理など、ライブ配信に必要な全ての業務をトータルでサポート。
さらに、東京都・福岡県・愛知県・北海道など、全国11か所に提携ライブ配信スタジオを完備しています。
| 住所 | 〒151-0053 東京都渋谷区代々木1-11-2 フロンティア代々木4階 |
| 設立 | 記載なし |
| URL | https://www.kartz.co.jp/ |
PR TODAY
https://www.pr-today.net/
【特徴】
- リリース・資料・動画などを提供し配信URLも告知する報道向け特設サイト
- 高速ネット環境完備の会議室をライブ配信会場として提供
- メディアに精通した専門スタッフが当日の運営を代行
PR TODAYは、総合PR会社の共同ピーアール株式会社が開発したサブスクリプション（定額）型PRプラットフォームです。オンライン会見の準備から配信までワンストップでサポートし、広報担当者の負担を軽減。
報道関係者向け特設サイトにて、プレスリリースや資料、関連動画を事前提供し、ライブ配信の告知を行うことも可能です。
| 住所 | 〒104-0045 東京都中央区築地1-13-1 銀座松竹スクエア10階 |
| 設立 | 1964年11月 |
| URL | https://www.pr-today.net/online_conference/ |
ONLINE KAIKEN
http://online-kaiken.jp/
【特徴】
- 独自開発のQ&Aシステムで、オンライン上でも円滑な質疑応答を実現
- 会場選定・記者誘致・配信・映像編集まで包括的に代行するワンストップサービス
- 基本プランは20万円～、目的に応じたプラン提案が可能
デジタル戦略PRに強みを持つアウル株式会社が提供するのは、オンライン記者会見サービス「ONLINE KAIKEN」です。
会場手配から、記者への案内状配信、ライブ配信運営、映像編集まで一括して運営できる体制が整っています。「配信が途切れないか」「質疑応答はどうするのか」といった広報担当者の不安を、プロのノウハウで解決します。
| 住所 | 〒107-0052 東京都港区赤坂2-8-5 若林ビル2F |
| 設立 | 2006年1月 |
| URL | http://online-kaiken.jp/ |
オンライン配信代行はAirzにお任せください
オンラインカンファレンスは、企業の情報発信・ブランド強化・販路拡大などにおいて大きな可能性を秘めた手段です。しかし、その成功には入念な準備や的確な技術サポートが欠かせません。
Airzでは、数多くの実績に裏打ちされたノウハウと、配信に特化したプロフェッショナルチームが、企画から運営までをトータルでサポート。はじめてオンライン配信に挑戦する企業様でも、安心してお任せいただける体制を整えています。
目的や規模に応じた最適な配信設計を行い、視聴者にとっても運営側にとってもストレスのない、質の高いオンラインイベントを実現します。配信に関するお悩みやご相談があれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
株式会社Airz：https://webinar.airz.co.jp/hybrid/
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