どこからでも気軽に参加できるオンライン形式のセミナーをウェビナーと呼びます。企業のサービスや製品紹介のセミナー、社員研修、決算説明会、記者発表会、講義、学校説明会など、様々な場面で活用されるようになりました。ウェビナーが普及した理由として、ウェビナーツールの使いやすさがあります。ウェビナーツールを利用すれば、動画配信の専門知識や経験がなくても、オンライン会議を実施するのと同じくらい簡単にできます。

ここでは、ウェビナーツールの中でも特に利用者の多いZoomウェビナーの使い方とZoomミーティングとの違いについてご紹介します。

ウェビナーが注目されている理由

ウェビナーとは、webとseminarを組み合わせた、オンラインで実施するセミナーを指す造語です。リモートワークが推奨されるようになってから、セミナーも場所を問わないウェビナー形式での開催が増えています。オフラインのセミナーは会場に来場できることが参加条件でしたが、ウェビナーは開催時間にインターネット環境下にいればどこからでも参加できます。この他にも、主催者と参加者の双方に様々なメリットがあります。

主催者のメリット

  • 会場や機材のレンタル費用がかからない
  • 当日運営の手間やスタッフ費用がかからない
  • リモートワーク中(自宅から)でも開催できる
  • 登壇者のスケジュールを押さえやすい(拘束時間がオフライン開催より短いため)
  • 今までアプローチできなかった遠方の方なども集客できる
  • ウェビナーを録画して活用できる
  • ウェビナーのチャットやアンケート機能を活用して参加者とコミュニケーションが取れる

参加者のメリット

  • どこからでも参加できる
  • 移動時間や交通費が不要
  • プレゼン資料が見やすい
  • 質問がしやすい(他の参加者と同じ空間にいないため)
  • スマートフォンやタブレットからも参加できる

ウェビナー開催に必要なツール

ウェビナーを開催するためには、専用のツールがあると便利です。ウェビナーツールがあれば、開催日時を設定してウェビナー用のURLを発行するだけで、誰でも簡単にウェビナーを開催できます。ウェビナーツールの中でもZoomが提供しているZoomウェビナーが多くの企業で利用されています。

Zoomウェビナーが選ばれる理由として、操作がしやすい画面、導入しやすい価格、質の高い通信環境にあります。難しそうなウェビナーを専門的な知識がなくても、簡単にストレスなく実施できるのがZoomウェビナーです。

ZoomウェビナーとZoomミーティングの違い

ZoomウェビナーはZoomミーティングのオプション機能です。会議と違って不特定多数を集めるウェビナーは、Zoomミーティングではなく、Zoomウェビナーの利用をおすすめします。

また、ウェビナーはどこからでも参加できる反面、参加者の集中力が切れやすかったり、離脱されやすかったりします。飽きや離脱を防ぐためには積極的に参加者とコミュニケーションを取る工夫が必要です。Zoomウェビナーには参加者が抵抗なく主催者とコミュニケーションが取れる機能が付いています。

Zoomウェビナーの特徴1:参加者の顔が見えない

Zoomミーティングは会議向けのツールなので、参加者がカメラやマイクをオンに切り替えたり、画面を共有したりできます。誰が会議に参加しているのかもZoomミーティングでは参加者全員が確認できるようになっています。

しかしZoomウェビナーでは、参加者はリッスンモードと呼ばれる視聴専用モードでの参加になります。参加者が自らカメラやマイクをオンにしたり、画面を共有したりすることはできません。主催者が発信したい内容を主催者のペースで発信できるのがZoomウェビナーの特徴です。

Zoomウェビナーは参加者の顔を主催者も参加者同士も見れないようになっています。また、誰がウェビナーに参加しているかは、主催者しか確認できません。ウェビナー中の参加者のリアクションが把握できないデメリットはありますが、顔が映らない点は参加者にとってはメリットでもあります。知らない人のパソコン画面に自分の顔が映るのは抵抗があるので、カメラとマイクが強制的にオフになっているZoomウェビナーは安心して参加できます。

Zoomウェビナーの特徴2:ウェビナー専用機能

さらにZoomウェビナーにはZoomミーティングにない、ウェビナー専用機能があります。参加者がカメラやマイクをオンにできない代わりに、チャットや挙手で主催者とコミュニケーションが取れるようになっています。ウェビナー中の質問や意見はチャットを通じて主催者に伝えられます。また、ウェビナー特有の機能としてアンケート実施があります。セミナー中に参加者の画面に質問と選択肢を表示させ、リアルタイムで回答と集計ができる機能です。

Zoomウェビナーでセミナーを開催する方法 

Zoomウェビナーでセミナーを開催するには、まずはZoomミーティングの有料プランとウェビナー機能の申し込みが必要です。これらはZoomの公式サイトから申し込みができます。

Zoomウェビナー申し込み方法

  1. Zoom公式サイトへアクセス <https://zoom.us/>
  2. 上部にあるメニュータブの「プランと価格」をクリック
  3. Zoomミーティングの有料プランを選択
  4. アドオン(追加機能)からウェビナーを選択
  5. 登録と決済を完了させる

Zoomウェビナーのアドオンを付けたZoomアカウントの申し込みが完了すると、Zoomミーティングの管理画面のメニューに「Zoomウェビナー」が表示されます。ウェビナー開催日が決まったら、ここでウェビナー登録をして視聴用のURLを発行します。

ウェビナー登録方法

  1. 管理画面にログイン
  2. 左側のメニューにある「ウェビナー」を選択
  3. 上の方にある「ウェビナーをスケジュールする」を選択
  4. セミナー名や日時など細かい項目を設定し、保存

ウェビナー設定項目

  • トピック:ウェビナー名
  • 説明:ウェビナーの内容
  • 開催日時:ウェビナーの開催日時を設定
  • 所要時間:ウェビナーの所要時間を設定
  • タイムゾーン:日本国内の場合は大阪、札幌、東京を選択
  • 参加者登録の有無:チェックをすると、参加者に「氏名」「メールアドレス」を入力させるフォームが表示されます
  • ウェビナーパスワードの有無:ウェビナー視聴のためのパスワードを必要であれば設定します
  • ビデオ:ホストとパネリストのカメラ表示の有無を設定します
  • 音声:パソコンやスマートフォンを利用する場合は「コンピューターオーディオ」にチェックします
  • 質疑応答:セミナー中の質疑応答を設定します
  • 実践セッションを有効にする:有効にするとセミナー前にカメラテストやマイクテストができるようになります
  • 認証されているユーザーしか参加できません:オンにするとZoomにサインインしている人しか参加できなくなります
  • ウェビナーをオンデマンドにする:オンにするとウェビナー終了後に録画を配信されます

パネリスト登録方法

ホスト以外の発表者がいる場合はパネリストとして登録します。パネリストはカメラとマイクのオン、画面共有ができます。

  1. パネリストを追加したいウェビナーを選択し「編集」をクリック
  2. 設定画面の下部にある「パネリストを招待」をクリックし、招待するパネリストの名前とメールアドレスを入力して保存
  3. パネリストには個別のURLが発行されるので、それぞれのパネリストにURLを送付

ウェビナー当日

登録したウェビナーにアクセスするとウェビナーが自動で開始されます。ホストがアクセスしてウェビナーを開始していないと参加者がウェビナーへアクセスできないので、開始時間より早めにウェビナーを開始しておきましょう。

まとめ 

ここではZoomウェビナー基本的な使い方をご紹介しました。Zoomウェビナーならパソコンや動画配信などの専門知識がなくても、簡単にウェビナーを作成して実施できるのが魅力です。ウェビナー開催にはZoomウェビナーのような使いやすいツールの導入も重要ですが、企画、集客、申込者対応などの事前準備も同じく重要です。

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