ウェビナーを開催する時、何か起きないか不安になることはありませんか?また、何かトラブルが起きそうになってヒヤッとしたことはないですか?ここでは、Zoomウェビナーのヒヤリ・ハットを防ぐためのよくある失敗や意外と主催者が気づいていない注意点と対策をご紹介します。

ウェビナーツールや周辺機器のトラブル

ウェビナーを実施する際に気をつけたいのが、ウェビナーツールと周辺機器の状態です。状態を確認せずに開催してしまうと、思わぬトラブルを招きかねません。これらのトラブルは実際に起きたものですので、明日は我が身と思ってしっかりと確認しておきましょう。

Zoomライセンスの有効期限

ウェビナーを開催する時にだけ有料ライセンスに切り替えている方は、ウェビナー登録時に有効期限を確認するようにしましょう。Zoomウェビナーは有料ライセンスに申し込んだ日から日数がカウントされるので、必ずしも有効期限が月末とは限りません。

11月30日までと思っていた有効期限が11月18日だった…なんてこともあり得ます。有効期限が切れてしまうとウェビナーを開催できないので、更新を忘れないようにしましょう。

パソコン、周辺機器の状態

ウェビナーにはパソコン、イヤホン、マイクが必要です。パソコン内蔵のマイクとスピーカーでも開催できますが、音がループしてしまう可能性があるので、イヤホンを使うことをおすすめします。

ウェビナー当日はパソコンの電源を取りながら配信しましょう。ホストの電源が落ちてしまうとウェビナー参加者が全員追い出されてしまいます。不安な場合はZoomウェビナーで共同ホストを登録し、2名体制で実施すると安心です。

充電が切れるのはパソコンだけではありません。ワイヤレスマイク、ヘッドセット、イヤホンも充電が切れる可能性があります。ワイヤレスを利用する場合はフル充電して使いましょう。

また、有線のイヤホンやヘッドセットを使用する時は断線していないか、ジャックとの接続不良はないか確認しておくと当日慌てずに済みます。

人為的なケアレスミス

ウェビナーで起こり得るトラブルは他にもあります。

参加者への連絡ミス

ウェビナー視聴には専用のURLが必要です。ウェビナーそれぞれに視聴URLがあるので、参加者には間違えないように正しいURLを送りましょう。視聴URLの送付ミスとしては、下記のようなものが考えられます。

  • 別のウェビナーの視聴URLを送付
  • URLの文字列が途中で切れた状態で送付
  • パスワードの送付漏れ

パネリストへの連絡ミス

Zoomウェビナーでは主催者以外の発表者をパネリストと呼びます。パネリストには固有のURLが発行され、主催者はパネリストに専用のURLを連絡しなければなりません。

パネリストを登録すると自動でパネリストのメールアドレスへ招待状が届くようになっていますが、稀に届かないケースがあります。開催直前になってパネリストURLが届いていないということならないように、事前にURLの受け取りの有無をパネリストに確認しておきましょう。

また、パネリストが複数いる時はURLの送り間違えがないようにします。鈴木さんのURLを田中さんに送ってしまうと、画面上では鈴木さんが2名表示されてしまうので注意しましょう。

Zoomウェビナーの設定ミス

ウェビナー登録時の設定ミスも当日影響がでてしまう可能性があります。設定項目はいくつかありますが、確認しておきたい設定項目は次の通りです。

ホスト・パネリストのカメラ

ウェビナー登録時にホストとパネリストのカメラをオンにするかオフにするか選べます。デフォルトではオフになっているので、顔を映したい場合は「ビデオ」をオンに変更します。

録画を忘れる

ウェビナーを録画しようと思っている場合は、登録時に「ウェビナーを自動的に録画します」にチェックを入れておくと、録画ボタンの押し忘れても大丈夫です。録画する予定のある場合は、ぜひこの事前設定を活用してください。

意外と知らない?Zoomウェビナーの注意点

ここでは、実際に発表者や参加者になってみないと気づかない、Zoomウェビナーの注意点をご紹介します。

プレゼンノートが見れない

Zoomウェビナーでプレゼンスライドをプレゼンモードで画面共有をすると、スライドノートが見れません。普段からカンペなしで発表できる人なら問題ないですが、オフラインセミナーでスライドノートを見ながら発表していた人は要注意です。何かを見ながら発表したい場合は、画面共有をするパソコンとは別にメモや他のデバイスを用意しましょう。

プレゼン資料の文字や表が小さい

オフラインセミナーでは、後ろの方の人にも資料が見えるように、大きめの文字ですっきりとした資料を心がけますが、ウェビナーでも同様の配慮が求められます。

それぞれが自分のデバイスから視聴しているから見えると思い込みがちですが、中には画面の小さなスマートフォンで参加されている人もいます。パソコンで問題なく読めても、スマートフォンでは読みにくいことがあるのです。プレゼン資料はスマートフォンでも読めるようにしておくといいですよ。

メールなどの通知音が参加者に聞こえる

ウェビナー中にメールやビジネスチャットを立ち上げていると、通知音が参加者に聞こえてしまいます。例えウェビナー中にメールやチャットをチェックしていなかったとしても、せっかく時間を割いて参加してくれた方に失礼な印象を与える可能性があります。

ウェビナーのホストやパネリストの方はメールやチャットの通知音は切っておくことをおすすめします。

トラブルやミスを防ぐためには

Zoomウェビナーでよくあるミスやトラブル、意外と知られていない注意点などを紹介しました。ウェビナー主催者やパネリストは、常に参加者の画面からどう見えているか、どう聞こえているか意識して準備すると質の高いウェビナーを届けられるでしょう。

機材関連も大丈夫と思っていても、当日になって急に調子が悪くなることもあります。万が一何かが起きてもすぐに対処できるように、事前にトラブルシューティングを作成しておけば、トラブルを未然に防ぎ、迅速なリカバリーができますよ。

また、どうしても不安な時はウェビナー運営代行を利用するのもいいでしょう。Airz Webinarは主催者がZoomウェビナーを安心して開催するための運営代行やウェビナーコンサルを承っています。ぜひお気軽にご相談ください。