ウェビナーにかかるコストや代行会社に依頼するメリットについて

ウェビナーはオフラインセミナーよりも低コストで実施でき、集客力の高いセミナーとして注目されています。ウェビナーはどこからでも気軽に参加できるので、参加者の心理的ハードルが低いのが高い集客力の理由として挙げられます。参加者視点ではウェビナーは手軽ですが、企画運営する立場の主催者や担当者視点ではどうでしょう？

ウェビナーになってから、オフラインセミナーを実施していた頃よりも開催頻度が上がり、準備に追われる時間が増えてしまっていませんか？ここでは、オフラインセミナーとウェビナーそれぞれにかかるコストと負担なく定期的にウェビナーを開催する方法についてご紹介します。

オフラインセミナーにかかるコスト

パソコンひとつで開催できるウェビナーは、オフラインで実施するセミナーよりも低コストです。オフラインセミナーの開催経験がある担当者なら、例えセミナー本番が1時間だけだとしても、それ以上のコストがかかることはご存知でしょう。どのくらいの費用がオフラインセミナーで発生するか、改めて見ていきましょう。

レンタル費用

オフラインセミナーは様々なレンタル費用が発生します。代表的なのが会場費ですが、多くのセミナーは会場だけでは済みません。プロジェクター、スクリーン、マイク、誘導看板、受付用の机、司会台なども必要でしょう。小規模なセミナーなら簡易的な映像音響機材が会場費に含まれている場合もありますが、ホテルの宴会場を借りて開催する大規模なセミナーでは別途掛かります。

レンタル費用はセミナーの本番時間だけではありません。本番は1時間だけでも、準備や撤去で前後1～2時間押さえなければなりません。規模が大きい場合は前日に設営をし、セミナー終了後夜中に撤収するケースもあり、部屋を使っている限りはレンタル代がかかります。

運営スタッフ

オフラインセミナーでは受付業務があります。そのため、受付専用のスタッフのアサインが必要ですが、その他にも前から詰めて座るように誘導するスタッフ、トイレや喫煙所の場所を案内するスタッフなども場合によっては必要とされます。

誘導スタッフは必ずしも必要ではありませんが、参加者と対面するセミナーではホスピタリティも企業のイメージに影響するので、有名企業や規模の大きなセミナーは配置しているケースが多いです。

配布物の作成や手配

オフラインセミナーでは印刷した資料や飲み物がよく配布されます。これらも必須なアイテムではないのですが、多くの主催者が準備しています。セミナーのためにわざわざロゴが入ったペンやステッカーを用意している企業もあります。

ウェビナーにかかるコスト

ウェビナーはウェビナーツール、パソコン、インターネット環境さえあれば開催できます。ウェビナーツールのコストはプロバイダーやプランによって異なりますが、月額数千円から利用できます。

Zoomウェビナーの場合は、Zoomの有料アカウント（2,000円）とオプション機能のウェビナー（5,400円）の申し込みで利用でき、一番安いプランでかかるコストは7,400円です。年間契約をするともっとお得に利用できます。

Zoomのウェビナープランは参加者数で価格が異なり、100人、500人、1,000人、3,000人と最大10,000人までオンラインで申し込めます。それ以上の場合はZoomの営業への問い合わせが必要です。

Zoomプランと価格（Zoom）：https://zoom.us/pricing

会場費だけでも数万円かかるオフラインセミナーと比較して、ウェビナーは圧倒的に低コストです。低コストなのにオフラインセミナー以上の集客数や商談数を期待できるのがウェビナーの大きな魅力と言えるでしょう。

日本でもリモートワークが推奨されるようになり、ウェビナーの開催数が2020年になって一気に増えました。オンライン会議ツールが普及したおかげで、今までウェビナーに参加したことがなかった層もウェビナーへ抵抗なく参加するようになりました。そのため、オンラインでも訴求でいるサービスや製品のセミナー、研修、説明会、講演会などは、会場型セミナーからウェビナーへ移行しています。

効率よく定期的にウェビナーを開催するためには

ウェビナーはオフラインセミナーのようにその都度レンタルコストがかかりません。多くのウェビナーツールが月額制なので、同じ月に何度でも同じ価格で開催できます。しかし、何度もセミナーを開催するということは、その分担当者にかかる準備工数が増えることにつながります。開催頻度が多すぎる場合はウェビナー専任のスタッフが必要になる可能性もあるでしょう。

ウェビナーでもオフラインセミナーでも、当日運営以外の作業はほとんど同じです。企画、登壇者のスケジューリング、申し込みページの作成、プレゼンスライドの作成、問い合わせ対応、リマインドメールやサンクスメールの配信、事後アンケートの作成、申込者や参加者情報のCRM登録など、細かい作業が多岐に渡ります。

ウェビナー担当者はウェビナー以外の業務を兼務していることが多く、細々としたウェビナー準備に追われてしまうと、それ以外の業務に割ける時間が減ってしまいます。ウェビナー準備は難しいタスクではなりませんが、どんなに要領のいい担当者でも確実に時間が奪われます。

そこで、担当者の負担を軽減しながら定期的にウェビナーを開催し続ける方法として、ウェビナー運営代行の活用があります。ウェビナー運営代行を利用すると、細かい作業から担当者が解放され本来集中すべき業務に時間を費やせます。

Airz Webinarでは、担当者の業務負担の軽減はもちろん、集客や開催後のフォローアップなど、ウェビナー特有の課題解決もサポートします。ウェビナーの質を上げるためのコンテンツ提案、パソコンに向かって話すことに慣れていないスピーカーのためのリハーサル対応も可能です。

Airz Webinarご利用までの流れ

ウェビナーは開催目的や対象によって必要な業務が異なります。Airz Webinarはそれぞれの企業やウェビナーが抱えている課題や負担になっている業務をヒアリングし、運営代行プランを提案します。専任のスタッフがつくので、安心してご利用いただけます。

ご利用までの流れ

1. 無料相談
2. 運営代行プランのご提案
3. ご発注

代行業務・サポート内容の例

• Zoomウェビナー代行…Zoomウェビナーの登録、設定、各種技術サポート
• ​事務局運営…問い合わせ対応、リマインドメール、サンクスメールの配信など
• リハーサル…Zoomウェビナーでのリハーサル
• ​広告集客…SNSやターゲティングメールでの集客支援
• 司会進行…プロの司会者をアサイン
• ​分析レポート…参加率、離脱率、事後アンケートの集計分析など
• 企画立案…コンテンツの提案、スライド作成など

まとめ

ウェビナーはオフラインセミナーと比較して圧倒的なコスト差があります。参加者の居場所を問わないので、今までリーチして来なかった新たな層にアプローチできるのも大きなメリットです。しかし、開催頻度が上がれば上がるほど担当者の業務負担が増え、ウェビナー専任の社員が必要となる可能性があるでしょう。

実際のZoomウェビナー運営やウェビナー開催に関してのお悩みがございましたら、我々「Airz Webinar」にお任せください！